O QUE PODE INFLUENCIAR SEU TRABALHO

• Organização e Administração do Tempo

Ao assistente administrativo, é necessário que se entenda que o passo inicial para se administrar o tempo é compreender que ele é limitado. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado.

No momento de organizar seu conjunto de ações, atividades, responsabilidades, o profissional deve estabelecer uma escala de prioridades, prevalecendo a qualidade e a excelência. A administração do tempo é uma ferramenta gerencial utilizada nas empresas, permitindo a organização de metas com um menor dispêndio de energia física e mental.

Um dos maiores problemas para todos é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário. As ações são reflexos dos valores que se tem interiorizado e a maneira como se consegue fazer tudo o que queremos ao mesmo tempo, necessariamente, obriga ao profissional escolher o que irá fazer em cada momento.

É possível alcançar o melhor uso do tempo por meio de alguns passos fundamentais:

- Quantificar como ele é utilizado atualmente;

- Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;

- Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva e tranquila. Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina do profissional. Para fazer um ótimo trabalho e aumentar sua produtividade, algumas dicas de gestão do tempo no trabalho são bastante valiosas. Veja:

1 – Liste suas atividades

Comece o dia enumerando todas as suas atividades, obtendo um panorama geral da quantidade de trabalho e o que deve ser priorizado. Estipule prazos para a conclusão de cada tarefa e tente reduzi-los com o passar dos dias. Utilize aplicativos que auxiliam na organização e cronometram o tempo das atividades.

Ao longo do dia, marque o que já foi feito e no fim do expediente, faça um rascunho dos compromissos do dia seguinte.

2 – Tríade do tempo

Resume-se em separar todas as tarefas por ordem de prioridade: importantes – todas as atividades relevantes, necessárias e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo; urgentes – atividades em cima da hora ou fora do prazo estabelecido; circunstanciais – atividades desnecessárias ou circunstanciais.

3 – Tenha disciplina e comprometimento

Não adianta utilizar agendas, aplicativos ou qualquer tipo de organizador se você não tiver disciplina e comprometimento com seus compromissos e horários. Seguir o que foi planejado é extremamente importante para obter êxito no gerenciamento do tempo.

Todas essas sugestões que servem como auxílio (agenda, aplicativos, lembretes em celulares e outros), só vão surtir efeito, se junto a eles se você conseguir ser leal ao seu compromisso e se dedicar com vontade, caso contrário, todas as ideias e estratégias não servirão para nada.

3 – Não deixe as tarefas para última hora

O costume de deixar para realizar os afazeres quando o tempo já está se esgotando é comum e muito prejudicial para o rendimento, já que possivelmente o trabalho não terá tanta qualidade como quando é feito com calma.

4 – Tenha foco

Concentre-se no que é realmente importante e evite distrações fora de hora, como telefonemas pessoais, conversas paralelas e redes sociais. Quando você se distrai, leva em média 15 minutos para concentrar-se novamente. Para não perder o foco, crie o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa.

Caso algo venha interromper, faça uma anotação que possa te auxiliar para uma volta mais rápida. De qualquer forma, tente deixar claro que você está em um estado de atenção focado e que precisa finalizar o que havia começado, não tenha medo de parecer antipático, apenas priorize o que é importante naquele momento e mantenha o foco.

5 – Trabalhe em equipe                                                       

Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho, reúna sua equipe de trabalho e liste as prioridades. Quando mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro.

O trabalho em equipe pode ser muito mais rápido e prazeroso do que um trabalho que é feito sozinho e sem ajuda. Por isso, procure encontrar as pessoas certas para dividir aquele trabalho que vai levar horas, otimize seu tempo e faça mais tarefas em menos tempo.

6 – Delegue tarefas

Pessoas que têm a própria empresa costumam centralizar muitas obrigações por não conhecer o potencial de seus funcionários. Assim, é imprescindível descobrir os pontos fortes de cada colaborador e delegar o serviço. Isso otimiza a realização das tarefas e estimula a equipe.

O ideal é ter as pessoas certas trabalhando ao seu lado, contudo, você só irá descobrir de fato quem é capaz de realizar certas tarefas, ao delegar. Por isso, não tenha medo de deixar algumas atividades nas mãos dos colaboradores, arrisque-se mais, conheça sua equipe, veja do que ela é capaz. e ainda tenha tempo para outras atividades.

7 – Organize sua mesa e seu computador

Procurar documentos, relatórios, planilhas e apresentações pode tomar bastante tempo de trabalho. Para melhorar sua produtividade, mantenha todo o material de escritório no seu devido lugar, use divisórias para documentos e organize as pastas virtuais de maneira eficiente e prática.