O que é um diferencial para uma secretária?

Pergunte a quase qualquer executivo sênior sobre sua secretária, e a maioria diria que eles não seriam capazes de viver sem ela. Alguns podem até chegar a dizer que suas secretárias administram o escritório extraoficialmente nos bastidores. No entanto, com a infinidade de diferentes responsabilidades que uma secretária pode assumir, o que realmente faz uma boa secretária?

1. Habilidades de comunicação

Ser capaz de se comunicar efetivamente com o chefe é vital, mas, além disso, uma secretária pode muitas vezes ser o primeiro ponto de contato para clientes, stakeholders e parceiros de negócios. Ter habilidades de comunicação profissionais, claras e eficazes não só garante que nada fique "perdido na tradução", mas também dá uma forte impressão do chefe e da empresa.

2. Conhecimento organizacional

Uma compreensão profunda do funcionamento interno da empresa, das pessoas nela e de suas relações correspondentes permite que uma grande secretária saiba a quem recorrer quando é necessária ajuda adicional. Uma boa secretária também sabe como fazer uso desse conhecimento e de suas redes internas para manter relações diplomáticas em toda a empresa. Um bônus desse conhecimento organizacional é a capacidade de agir como os "olhos e ouvidos" para o chefe, já que ele ou ela muitas vezes não está presente.

3. Independência

Um chefe em uma posição muito sênior pode muitas vezes ser cercado por "sim pessoas" - o que muitas vezes pode levar o chefe a ser isolado da realidade. Uma grande secretária precisa ter coragem (e bom senso) para dizer ao chefe "NÃO" quando ele é chamado. Chefes podem muitas vezes estar viajando ou presos em reuniões consecutivas, deixando A secretária para trabalhar por conta própria. Assim, uma boa secretária é alguém que pode trabalhar de forma independente e tem a confiança para tomar decisões sem a necessidade constante de buscar a aprovação de seu chefe.

4. Habilidades de planejamento

Reuniões importantes, voos de última hora, atividades de formação de equipe fora do local são apenas algumas das tarefas desafiadoras que uma secretária precisará organizar regularmente. Os chefes muitas vezes não terão tempo para planejar esses eventos, então secretárias com excelentes habilidades de planejamento são altamente procuradas, pois essas atividades, se planejadas mal, podem ter repercussões negativas - tanto para as partes interessadas internas quanto externas.

5. Ligada em detalhes

Perder até mesmo o menor detalhe pode muitas vezes arruinar a programação ou evento mais bem planejado. Com líderes seniores tendo um envolvimento tão alto no dia a dia de seus respectivos negócios, às vezes um pequeno erro ou supervisão pode ter um impacto severo no dia do chefe, ou mesmo no próprio negócio. Como resultado, ser altamente meticuloso com uma atenção consistente aos detalhes são altamente classificados por muitos empregadores e executivos seniores como alguns dos traços mais críticos para uma boa secretária.

6. Compromisso

O compromisso muitas vezes pode ser negligenciado, mas as melhores secretárias normalmente permanecem ferozmente leais aos seus chefes, alguns até mesmo na medida em que seguem seus chefes quando eles foram colocados no exterior. Os chefes apreciam muito as secretárias que estão comprometidas, dedicadas e têm um forte senso de lealdade.