Organização e planejamento administrativo - Auxiliar Administrativo

No início desta unidade, você aprendeu sobre 2 dos conceitos mais importantes da administração, da organização e do planejamento administrativo. Mas como colocá-los em prática?

De que maneira um auxiliar administrativo pode utilizar desses conceitos para otimizar suas rotinas?

Bem, esses processos visam estabelecer uma estrutura eficiente, definir objetivos claros e criar um roteiro para alcançar esses objetivos de forma ordenada e sistemática. Saber integrá-los é fundamental para atingir sucesso na condução do trabalho.

Como colocar a organização e o planejamento em prática?

A organização administrativa envolve a divisão e a coordenação de tarefas, recursos e responsabilidades dentro da empresa. Isso inclui a definição de funções e cargos, a criação de hierarquias e a distribuição de autoridade e responsabilidade. 

Por isso, você deve começar separando suas metas organizacionais, delimitando os seus recursos e principalmente o tempo hábil para a entrega das demandas. Fazendo isso, você terá uma maior visualização do que tem disponível para atingir determinado objetivo. 

A organização adequada permite que as atividades sejam realizadas de forma eficiente, evitando duplicação de esforços (desperdício de mão de obra e recursos), garantindo a especialização e promovendo a colaboração entre os membros da equipe.

Para garantir o entendimento, siga os seguintes passos no seu processo de organização e planejamento:

1. Defina o seu objetivo e suas metas organizacionais: comece estabelecendo metas claras (você deve elencar seu objetivo geral e também os específicos a fim de detalhar bem as próximas etapas). Mas lembre-se: essas metas devem ser realistas (alinhadas com os recursos disponíveis), mensuráveis e alinhadas com a visão e missão da empresa.

2. Divida as tarefas: ao segmentar as demandas, você consegue dividi-las em prazo e responsabilidade. Por isso, identifique as diferentes tarefas e responsabilidades necessárias para atingir os objetivos estabelecidos. 

3. Delegue autoridade e distribua as tarefas: após segmentar as tarefas, divida-as entre os membros da equipe com base em suas habilidades, competências e especializações. Atribua autoridade adequada aos membros da equipe para tomar decisões relacionadas às suas responsabilidades. Isso permite que eles sejam responsáveis e tenham autonomia para executar suas tarefas de forma eficiente.

4. Estabeleça prazos e fluxos de trabalho: com as tarefas divididas e atribuídas, desenvolva processos claros e eficientes para realizar as atividades diárias. Identifique as etapas necessárias, as relações de dependência e estabeleça fluxos de trabalho que permitam a coordenação adequada entre as equipes e os departamentos. Garanta que os prazos dados a cada uma das tarefas seja suficiente.

Após fazer esses 4 passos, lembre-se, é importante manter a comunicação ativa e monitorar os processos. Por isso, promova uma comunicação clara, aberta e eficiente em todos os níveis da organização. Isso inclui a criação de canais de comunicação adequados, reuniões regulares, feedback construtivo e o compartilhamento de informações relevantes entre os membros da equipe. 

Caso você deva reportar atualizações a algum superior, faça relatórios regulares e o mantenha informado dos processos.

Para o seu próprio monitoramento, lembre-se de sempre visitar os prazos estabelecidos e confirmar se as demandas estão sendo cumpridas dentro deles ou se é necessário mais tempo para determinado ofício. Em caso de haver, informe imediatamente os envolvidos e busque ajuda se for necessário. 

Afinal, a organização também envolve a redivisão de tarefas, que eventualmente pode acontecer com você ou com algum colega de trabalho. A sobrecarga é uma grande inimiga do planejamento e organização.