PADRONIZAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS I

O que é redação oficial?

A redação oficial é o instrumento pelo qual se mantém relações de serviço na Administração Pública, seja ela direta ou indireta, nos âmbitos municipal, estadual ou federal. Trata-se da maneira de redigir a correspondência de diversificados objetos de serviço em órgãos públicos.

• Atestado 

Documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestado a veracidade a respeito de um fato determinado. Deve trazer o título (ou a palavra “atestado” em letras maiúsculas), nome e identificação da pessoa que emite, além da identificação de quem solicitou. O texto deve ser sempre resumido, claro e preciso, contendo o que está sendo afirmado ou negado. Por fim, a assinatura, nome, cargo e função de quem atesta. 

• Aviso 

Correspondência oficial cuja estrutura se assemelha a do ofício, porém, é assinada por Ministro de Estado e/ou dirigente de órgãos integrantes da Presidência da República para comunicação com outra autoridade de igual nível hierárquico ou com seus subalternos. Sua estrutura deve ser a seguinte: 

• Título: AVISO nº  - seguido da sigla do órgão que o expede. Alinhamento à direita, data 1,5 cM abaixo com alinhamento à esquerda 

• Vocativo seguido de vírgula 

• Texto com exposição do assunto 

• Fecho com “Atenciosamente”

• Assinatura com o cargo e nome do emitente

• Alvará 

Alvará é o documento firmado por autoridade competente, certificando, autorizando ou aprovando atos ou direitos. 

• Autorização 

Autorização é o ato administrativo ou particular que permite ao pretendente realizar atividades ou utilizar determinado bem fora das rotinas estabelecidas. Estrutura:

1. denominação do ato - AUTORIZAÇÃO; 

2. emitente - precedido pela palavra DE, seguido de dois pontos; 

3. destinatário - precedido pela palavra PARA, seguida de dois pontos; 

4. texto: 

4.1. iniciado pelo termo - AUTORIZO; 

4.2. objeto da autorização; 

4.3. qualificação da pessoa; 

5. local e data; 

6. assinatura; 

7. nome/identidade. 

• Carta

Documento semi-oficial que serve para responder a uma cortesia, fazer uma solicitação, convite, agradecimento. Correspondência externa de caráter impessoal (quem assina responde pelo órgão). Linguagem formal usada entre empresas do ramo privado ou de órgãos públicos para empresas privadas. 

Não se confunde com o ofício ou memorando pelo fato de que, nos dois, a autoridade que assina expressa uma opinião ou dá uma informação impessoal, isto é, representando o órgão que representa. Quanto à sua estrutura, deve apresentar: 

• Local e data com alinhamento à direita 

• Destinatário, com nome e cargo abaixo da data, alinhados à esquerda 

• Vocativo, que pode ser dispensado 

• Texto de redação simples, clara, objetiva e concisa 

• Fecho

• Assinatura

• Certidão 

Documento revestido de formalidades legais fornecido por autoridade competente a pedido do interessado, solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou judicial. É destinada a fazer certa existência de registro em livro, processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à inexistência do registro. Segundo a Constituição, é assegurado, a todos, o direito à obtenção de certidões em repartições públicas para defesa e esclarecimento de situações de interesse pessoal. 

A certidão é um documento público que pode servir de prova do ato jurídico. Deve trazer os seguintes componentes: 

1. título ou nome do documento 

2. preâmbulo ou alusão ao ato que determinou a expedição do documento 

3. texto ou teor 

4. local e data da expedição 

5. visto da autoridade que autorizou a lavratura da certidão 

• Circular 

Informação de circulação interna destinada aos órgãos interessados. Constitui um aviso, porém com a responsabilidade quanto ao cumprimento, enquanto seu desconhecimento implica na responsabilidade. Trata-se de uma correspondência interna multidirecional, isto é, a mesma mensagem é remetida a vários destinatários que, por sua vez, são subordinados ao remetente. Deve trazer: 

1. timbre, com o logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento 

2. título e número 

3. data, sem a localidade, nome da cidade 

4. ementa, ou síntese do assunto que será abordado no texto 

5. vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado 

6. texto 

7. despedida breve 

8. assinatura