PADRONIZAÇÃO DAS COMUNICAÇÕES OFICIAIS III

• Mensagem 

A mensagem é o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos Nacionais. Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra MENSAGEM), seguido da numeração e data da expedição, em letras maiúsculas, à esquerda. 

2. Vocativo e cargo da(s) autoridade(s) destinatária(s), em negrito, seguidos de vírgula. 

3. Texto paragrafado, explicitando a matéria da Mensagem. 

4. Fecho de cortesia. 

5. Assinatura do Chefe do Governo, sem datilografar / digitar o nome e o cargo.

• Memorando 

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna para situações frequentes da atividade administrativa em geral. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. 

Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Quanto à sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos:

• Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

• Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Caracterizado pela linguagem simples e breve. Pode ser usado, também, em empresas privadas. 

• Ofício 

Ofício é a comunicação que é expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre órgãos da Administração Pública ou a particulares. Quanto à sua forma, o ofício segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos:

• Excelentíssimo Senhor Presidente da República

• Senhora Ministra

• Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

– nome do órgão ou setor;

– endereço postal;

– telefone e endereço de correio eletrônico.

Aviso e ofício

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial muito similares. A diferença é que a expedição do aviso é feita exclusivamente por Ministros de Estado e autoridades de mesma hierarquia. O ofício, por sua vez, é expedido pelas e para as demais autoridades. Os dois documentos têm a finalidade de tratar assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também, por particularidades (caso do ofício). 

Ambos podem ser utilizados para fazer a agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. 

• Ordem de serviço 

Comunicação feita para a transmissão de ordens de chefe ou subchefe aos funcionários. Trata de procedimentos, ordens, proibições, caracterização de atividades competentes ao órgão, etc. É a correspondência externa utilizada entre órgãos públicos da administração direta e indireta. Suas partes componentes são: 

1. Título (a expressão ORDEM DE SERVIÇO), número e data, por extenso, em letras maiúsculas e negrito. 

2. Preâmbulo: 

2.1. denominação da autoridade expedidora, em letras maiúsculas e negrito; 

2.2. fundamento legal e a matéria em pauta; 

2.3. a palavra RESOLVE, em letras maiúsculas e negrito, seguida de dois pontos, à esquerda da página. 

3. Texto: explicitação da matéria desdobrada em artigos, parágrafos, alíneas e incisos, se for o caso. 

4. Local e data. 

5. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que expede a Ordem de Serviço.

• Parecer 

É a opinião fundamentada emitida em nome pessoal ou de órgão administrativo acerca de tema que lhe haja sido submetido para análise e competente pronunciamento. Seu objetivo é fornecer subsídios para tomadas de decisões. Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra PARECER), seguido de numeração e sigla do órgão em letras maiúsculas. 

2. Número do processo, seguido de numeração e sigla do órgão em letras maiúsculas. 

3. Ementa da matéria do Parecer, em letras maiúsculas e à direita da página. 

4. Texto paragrafado, analisando a matéria em questão e formulando o Parecer. 

5. Data, por extenso. 

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade ou chefia que emite o Parecer

• Relato de reunião 

É a forma simplificada do relato de fatos e decisões de reuniões para assuntos rotineiros, de procedimento padronizado. Suas partes componentes são: 

1. Título (a expressão RELATO DE REUNIÃO), em letras maiúsculas. 

2. Data e horário, explicitando o início e o término. 

3. Local. 

4. Assunto, exposto sinteticamente, em letras maiúsculas. 

5. Texto (com citação de OCORRÊNCIAS e DECISÕES, quando necessário), com linguagem sucinta e clara.

6. Citação dos presentes.

7. Assinatura (do relator).

• Portaria 

Ato administrativo pelo qual a autoridade estabelece regras, baixa instruções para aplicação de leis ou trata da organização e do funcionamento de serviços dentro da esfera de sua competência. Suas partes componentes são: 

1. Título ( a palavra PORTARIA), seguido da sigla do órgão, numeração e data, em letras maiúsculas, e em negrito. 

2. Ementa da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, à direita da página. 

3. Preâmbulo: denominação completa da autoridade que expede o documento, em maiúsculas e negrito; fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, também em maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à esquerda da folha. 

4. Texto, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da Portaria. 

5. Local e data, por extenso. 

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.

• Procuração 

Procuração é o instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outra poderes para, em nome dela, praticar atos ou administrar haveres. 

Estrutura 

1. denominação do ato - PROCURAÇÃO; 

2. texto: 

2.1. qualificação do outorgante e do outorgado; 

2.2. objeto da procuração e substabelecimento quando for o caso; 

3. local e data; 

4. assinatura;

5. nome. 

Observações:

1. A procuração pode ser por instrumento particular, se passada de próprio punho ou digitada, e por instrumento público, se lavrada em cartório. 

2. Deixa de haver exemplificação de procuração por instrumento público por ser específica de cartório. 

3. A assinatura deve ser reconhecida em cartório.

• Protocolo

O registro de protocolo, ou apenas protocolo, é o livro ou suporte informático no qual são transcritos, progressivamente, documentos e atos em entrada e saída de um sujeito ou entidade, seja ela pública ou privada. No documento, deve constar data de entrada, setores por onde passou. 

• Relatório 

Documento utilizado por uma autoridade para relatar a outra autoridade, de nível superior, as atividades da repartição sob sua responsabilidade ou presta conta de seus atos e/ou tarefas de que foi incumbido. Este documento deve registrar apenas os fatos que efetivamente constatou e os que puderam ser comprovados a partir de fonte segura.

Em outras palavras, o relatório trata do histórico ou relato de assunto específico, ocorrências ou serviços executados. Pode ser periódico ou eventual, além de conter anexos, gráficos, mapas e quadros. Em sua estrutura, deve trazer local e data, vocativo, introdução (apresentação do observador e fato observado), texto (exposição cronológica), fecho e assinatura. 

• Requerimento 

Processo formal de solicitar algo que pareça legal ao requerente. Texto breve constituído do próprio objeto do pedido. Trata-se de um documento de solicitação redigido de forma padronizada. Em outras palavras, é o instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei. 

O requerimento tem dois parágrafos. No primeiro, consta um período contendo a identificação completa do peticionário, inclusive a profissão, residência e explicação do direito ou concessão. No segundo, a forma terminal, em uma ou duas linhas, sempre redigido em terceira pessoa. A estrutura deve trazer o vocativo (a 2,5 cm da margem superior), texto (4 cm do vocativo), fecho, local e data. 

• Resolução 

Ato assinado por Secretários de Estado e / ou titulares de Órgãos diretamente subordinados ao Governador do Estado, visando a instruir normas a serem observadas no âmbito da respectiva área de atuação. Denominar-se-á Resolução Conjunta quando o assunto abranger área de competência de mais de um órgão. Suas partes componentes são: 

1. Título (a palavra RESOLUÇÃO à esquerda), seguido de sigla do órgão, e numeração; data (por extenso) e em letras maiúsculas, na mesma linha, à direita. 

2. Ementa, em letras maiúsculas, à direita da página. 

3. Preâmbulo: denominação completa da autoridade, em maiúsculas, e negrito; fundamento legal do ato, seguido da palavra RESOLVE (em maiúsculas), à esquerda da página, duas linhas abaixo. 

4. Texto, dividido ou não em artigos, parágrafos e alíneas. 

5. Local e data, por extenso. 

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Resolução.

• Telegrama

O telegrama é toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão. 

Não há padrão rígido para sua forma e estrutura, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

• Termo aditivo 

Documento firmado pelas partes contratadas e que visa a alterar cláusulas contratuais para incluir ou excluir novas obrigações relacionadas com os objetivos do contrato original. O Termo Aditivo também pode ser aplicado a Convênios e Termos de Cooperação Técnica.  Suas partes componentes são: 

1. Ementa, onde se destacam o título e o propósito do ato, em letras maiúsculas. 

2. Caracterização das partes convenentes e respectivos representantes. 

3. Texto, subdividido em cláusulas, parágrafos e alíneas. 

4. Fecho. 

5. Local e data, por extenso. 

6. Assinaturas na seguinte ordem: contratante(s), contratado(s) e testemunhas, à esquerda da página.