Passo a Passo no Inventário de Estoque

Como já foi visto anteriormente, o processo de gerenciamento do estoque possui uma grande relevância entre as responsabilidades do gestor de compras. Trata-se de um setor que comporta uma quantia significativa dos ativos da empresa e, portanto, qualquer desperdício (itens que ficam muito tempo parados no estoque, ocupando espaço e, eventualmente, até correndo o risco de perder o prazo de validade) pode acabar resultando em sério prejuízo para a empresa.

Para evitar que esse tipo de problema ocorra, existem atividades que se mostram eficientes no controle do estoque: a principal delas é manter atualizadas e, na medida do possível, sincronizadas as quantidades dos produtos disponíveis no estoque, seja este o físico, ou o contábil (administrado por sistema).

O conceito de inventário existe, entre outros motivos, para auxiliar no processo de atualização do estoque. Ele consiste em identificar, contabilizar e classificar todos os itens presentes em estoque e, dessa forma, facilita com que o gestor de compras tome as decisões necessárias para minimizar as possibilidades de manter como ativo da empresa produtos sem rentabilidade ou que se tornaram obsoletos.

Inventário físico

Inventário físico compreende a contagem numérica dos itens que, de fato, estão disponíveis no estoque. Em casos onde o item é bem pequeno e/ou é distribuído em grande quantidade, essa contagem costuma a ser feita por “lotes” do produto, isto é, multiplica-se a quantidade de lotes pela quantidade de itens incluída em um único lote. Exemplo: Saco de farinha de mandioca branca.

Supondo que uma caixa (lote) cheia de sacos de farinha de mandioca branca possua 100 sacos, um estoque que armazena 100 caixas dessas - naturalmente - estará mantendo 10.000 unidades de sacos de farinha de mandioca branca. Esse é um caso típico onde não se faz necessário contar o item um por um (até porque isso iria resultar num gasto excessivo de tempo e/ou numa mobilização muito exagerada dos funcionários, o que inviabilizaria o processo). Atualmente, basicamente se opera o inventário físico de duas formas: periódica e rotativa.

A) Inventário periódico – Como o próprio nome já sugere, é aquele que é realizado em períodos previamente estabelecidos. Por exemplo, quando exercícios fiscais são concluídos ou num intervalo de tempo pré determinado (mais comum, sendo 2 ou 3 vezes por ano). Nesses casos, geralmente a contagem precisa ser feita por completo num prazo máximo de 3 dias e, por isso, a mobilização no setor é intensa (muitas vezes, se desloca funcionários de outros setores para auxiliar nesse momento em especial).

B) Inventário rotativo – É aquele que é realizado de forma constante, ou seja, o programa da empresa já prevê que funcionários da mesma estejam contratados exclusivamente para esta finalidade.

Para destrinchar, num passo a passo, as etapas que integram a composição de um inventário, segue abaixo o top 5 de ações que caracterizam o mesmo:

1. Listagem de produtos

Nesse momento inicial, a organização é um trunfo para se definir o inventário como prático e acessível. Sendo assim, é significativo que os produtos sejam separados por tipo e arrumados em armários ou prateleiras, mantendo uma sequência lógica e, de preferência, com alguma identificação destacada. Depois disso, cria-se uma lista para registrar todos os itens armazenados de acordo com a sua classificação (tipo).

2. Codificação dos tipos de produto

É de extrema importância a criação de códigos, de acordo com os tipos de produto, que tornem o mesmo mais facilmente acessível. Esse código pode ser alfabético, numérico ou - até mesmo - alfanumérico, com base no que for previamente definido na tipificação dos itens.

3. Discriminação do produto

Nessa etapa, o item é registrado com maior riqueza de detalhes. Isto é, as informações de categoria (alimentos, utensílios domésticos, vestuário, auto peças, tecnologia, pet shop, artigos esportivos, entre muitas outras) já são adicionadas, bem como as demais descrições ligadas ao produto: tamanho (pequeno, médio, grande, extra grande), unidade de medida (quilogramas, maço, mililitro, sachê, unidade, entre outros), voltagem (110 ou 220 volts), cor (vermelho, preto, amarelo, azul, verde, branco, roxo, rosa, marrom, cinza, laranja, etc.), capacidade de armazenamento (1 gigabyte, 2 gigabytes, 4, gigabytes, 8 gigabytes, 16 gigabytes, 32 gigabytes, 64 gigabytes, 128 gigabytes, 256 gigabytes, 500 gigabytes, até capacidades maiores como terabytes) ou qualquer outra característica que apresente relevância e que, eventualmente, interfira no preço do item (que também precisa ser registrado nesse momento).

4. Conferência do estoque

Hora de contar item por item: é o - chamado - “trabalho de formiguinha”, pois exige paciência, atenção, dedicação e costuma a tomar um bom tempo, a depender da força tarefa envolvida nesse processo. Porém, a precisão nessa etapa pode se tornar um diferencial de sucesso para a instituição (pode evitar, por exemplo, que determinado produto fique esgotado no estoque, isto é, pode garantir a satisfação de um cliente por saber que aquele produto nunca falta naquela loja).

5. Atualização no controle de estoque

Uma vez que os itens estão devidamente descritos e contados, o processo é finalizado com a transferência desses dados para uma planilha de Excel ou para qualquer outro sistema independente de software que permita registrar a movimentação (entradas e saídas) dos itens com eficiência.

Evidentemente é de suma importância que esse sistema (ou planilha) esteja constantemente alimentado com as informações corretas em relação às transações feitas pela empresa. Tal atualização certamente irá contribuir no dia a dia da instituição.

Os Cálculos de Indicadores da Gestão de Compras

Toda a estrutura e mobilização na Gestão de Compras tem um objetivo principal: atender de forma satisfatória ao cliente final. Mas não apenas isso, uma vez que os processos e logísticas atrelados ao setor visam, além do cumprimento desse objetivo, a otimização das etapas que envolvem a compra, a fim de aumentar a lucratividade da empresa na venda dos produtos.

Em outras palavras, pode-se afirmar que a grande missão do gestor de compras é satisfazer o cliente final do produto, garantindo o melhor custo benefício em todo o processo. Para tanto, existem indicadores que podem contribuir nesse sentido, ou mesmo avaliar o estágio qualitativo do setor. Entre eles, cabe destacar:

Giro de Estoque

O giro do estoque está ligado à rotatividade do item, isto é, a velocidade que ele leva para ser vendido em detrimento do tempo médio que ele fica disponível no estoque e nas prateleiras (exposição no PDV - Ponto de Venda). Este indicador pode ser calculado de acordo com o valor financeiro dos itens ou de acordo com a quantidade vendida e armazenada dos mesmos.

Porém, antes de efetivamente iniciar esse cálculo, é necessário definir o período de tempo no qual se deseja estabelecer a análise (normalmente, se trabalha com um período anual, todavia, há casos que necessitam intervalos menores, como - por exemplo - os itens que apresentam curto prazo de validade ou quando se quer realizar um estudo mais específico). Uma vez que o período foi definido, então, pode-se aplicar a fórmula:

• Quantidade vendida no período / Quantidade média em estoque
• Valor arrecadado em vendas no período / Valor médio em estoque

Qualquer uma das alternativas acima é válida e eficaz. Caso o resultado dessa divisão seja maior que 1, isto significa que houve reposição, ou seja, o estoque foi renovado - pelo menos - uma vez. Sendo o resultado dessa divisão inferior a 1, isto significa que sobraram itens em estoque, ou seja, não houve sequer uma reposição dos produtos comprados.

Exemplo: 10 mil itens vendidos em um ano e uma quantidade média em estoque de 2 mil unidades. 10 mil dividido por 2 mil é igual a 5. Isto significa dizer que houveram 5 reposições do produto no estoque, no período de um ano. Esse é um indicador importantíssimo para a definição das estratégias do gestor de compras.

Percentual de Aproveitamento do Serviço

O percentual de aproveitamento do serviço é uma análise qualitativa do mesmo, é um indicador que - muitas vezes - ajuda a explicar a satisfação, ou insatisfação, do cliente, pois é o cálculo do número de solicitações atendidas em detrimento do número de solicitações realizadas. Em função de se tratar de um percentual de aproveitamento, quanto mais próximo o resultado for de 100 por cento, melhor é a avaliação.

Ou seja, se o resultado final fosse 100 por cento (algo que é bem improvável na prática), isso significaria dizer que todas as requisições feitas foram prontamente atendidas. Exemplo: 1.000 solicitações feitas, sendo 950 atendidas. Nesse caso, o percentual de aproveitamento é 95 por cento. Ou seja, apenas 5 por cento tiveram suas expectativas de compra frustradas. Esse é um excelente indicador para avaliar o sucesso na Gestão de Compras.