Possibilidades para o Controle de Estoque

Há outros conceitos básicos que são totalmente necessários para que se tenha o pleno entendimento do processo de Gestão de Compras, um deles é o conceito de Estoque:

1. O que é Estoque?

É o ato de armazenar itens (materiais, suprimentos, insumos, matéria prima de produção, entre outros), em um local adequado, por um período determinado.

2. Tipos de Estoque

2.1 - Físico: Como o próprio nome já sugere, trata-se do estoque que ocupa fisicamente um espaço e armazena os itens da instituição, um recurso que é muito utilizado na industrialização e para empresas de vendas. Dentre as possibilidades de estoque físico, pode-se destacar:

a) Depósito – é o lugar onde se guarda um grande volume de mercadorias, produtos finais, ou matérias primas.

b) Armazém – é o local utilizado para conservar os itens, inclusive, aqueles que necessitam de cuidados especiais, tais como os que precisam ser mantidos sob temperaturas bem específicas (frios, congelados, entre outros).

c) Almoxarifado – assim como o depósito, trata-se de um lugar onde os produtos são guardados, todavia - nesse caso - a rotatividade é bem maior e o volume de itens, geralmente, é muito menor.

2.2 - Contábil: Mais uma vez, a nomenclatura já ajuda a entender o perfil do estoque, pois trata-se do estoque ligado à contabilidade. Nesse caso, o controle é feito de forma sistêmica (pelo menos, em empresas de grande porte e atualizadas ao mercado) através de softwares que permitem identificar a quantidade exata de cada item disponível.

Um problema que acontece muitas vezes é quando há diferenças entre o número de itens informados no estoque contábil e o número de itens, de fato, existentes no estoque físico. Essas diferenças, em geral, ocorrem por conta de erros na atualização do sistema contábil do estoque, isto é, desatenção de um funcionário no momento da venda ou na hora de fechar o balancete (por exemplo). Outra possibilidade é que a empresa tenha sido furtada e, naturalmente, dessa forma a saída do item não foi inserida no sistema.

3. Para que serve o Estoque?

O controle do estoque é fundamental na gestão de qualquer empresa e, quando bem executado, apresenta uma boa vantagem competitiva para a mesma, quer seja pela economia na compra de itens em grande escala (lotes) ou pela possibilidade de atendimento dos clientes de forma mais imediata e eficaz. Além disso, problemas como a demora - ou atraso - no fornecimento de itens e a sazonalidade no suprimento têm seu impacto negativo minimizado.

4. Categorias de Estoque

Os estoques, geralmente, armazenam grande parte dos ativos de uma empresa e, por isso, os mesmos costumam ter rígidos procedimentos de controle. Sendo assim, podem ser organizados em categorias:

4.1 - Produto final: Os itens cuja produção já foi finalizada, disponíveis na forma como irão ser selecionados por seus consumidores.

4.2 - Produto em processo: Os produtos que já iniciaram o processo de produção, mas que ainda não estão finalizados.

4.3 - Matéria prima: Todos os itens que são utilizados no processo de produção do produto final.

4.4 - Em consignação: Os produtos que só deixam de ser propriedade dos fornecedores quando são, de fato, vendidos ao consumidor final. Quando isso não acontece, são devolvidos aos fornecedores sem que a empresa tenha que pagar por eles. 

4.5 - Em trânsito: Os itens que ainda não concluíram todas as etapas da sua entrega. Geralmente, ficam em deslocamento de bases de uma mesma empresa (ou empresas parceiras).

4.6 - De antecipação: Os produtos desenvolvidos para cobrir demandas que ainda irão acontecer.

4.7 - De segurança: Os itens disponíveis para cobrir movimentações aleatórias (também chamadas de “flutuações”), que muitas vezes não têm como serem previstos (acidentes na estrada, por exemplo). 

4.8 - Hedge: Os produtos que possuem alta oscilação de preço por serem muito sensíveis às variáveis do mercado e são comprados quando estão “em baixa”. Dessa forma - por vezes - a lucratividade acaba sendo bem grande.

4.9 - Do tamanho do lote: Os itens que são comprados em quantidades maiores do que a necessária de imediato, o que acaba viabilizando descontos e melhor custo benefício no preço unitário. Outra vantagem é a economia com o transporte dos mesmos.

5. Características da Demanda