Rotinas do Gestor de Compras

O dia-a-dia de um gestor de compras consiste em atividades ordinárias que visam facilitar o bom desempenho da sua função. Nesse sentido, cabe destacar algumas de suas rotinas:

1. Requisições de Compra

Uma vez que o gestor de compras recebe de seus superiores autorização para processar o pedido lhe cabe preencher e assinar a requisição com as informações cruciais da compra: data, local, quantidades, prazo de entrega, especificações dos materiais, dados bancário da conta na qual o custo será debitado e dados cadastrais do requisitante.

2. Orçamentos

O processo de cotação e análise dos orçamentos é quase que obrigatório nas empresas que visam obter itens competitivos no mercado. Em geral, pede-se, ao menos, três orçamentos de diferentes empresas. Tendo-os em posse, inicia-se o processo de comparação e análise dos mesmos. Vale ressaltar que o preço não é a única questão a ser avaliada, o prazo de entrega e a qualidade das mercadorias também são fatores de suma importância nesse momento.

3. Escolha dos Fornecedores

Bons fornecedores tornam-se, praticamente, parceiros da empresa. Por isso mesmo, uma das importantes funções do gestor de compras é fazer a seleção dos mesmos de forma transparente, clara e objetiva. Nesse sentido há - basicamente - dois caminhos: fornecedores de mercadorias recorrentes (são aqueles já conhecidos e com trânsito na empresa, que possuem um cadastro pré-aprovado em função de compras anteriores) e novos fornecedores (nesse caso, o gestor de compras precisa pesquisar e avaliar o perfil das instituições, a fim de comprar com aquela que lhe oferecer melhor preço, maior segurança e credibilidade).

4. Cálculo do Preço Ideal

Determinar o preço ideal não é uma tarefa fácil. Ao passo que o gestor de compras não pode oferecer um preço muito baixo, que diminua demais a margem de lucro da empresa, ele também não pode deixar esse preço muito alto, a ponto de seus concorrentes se tornarem mais atraentes do que ele para os seus consumidores. Por isso, o cálculo do preço ideal deve considerar todas as variantes possíveis, sobretudo, o poder de compra dos clientes e o preço que a concorrência está praticando.

5. Pedidos de Compra

O pedido de compra é um documento entre a empresa e o fornecedor. Uma espécie de contrato, que é assinado após a aprovação do orçamento e encaminhado em cópia para outros departamentos que necessitem do mesmo (por exemplo, os departamentos contábil e/ou de finanças). Nesse documento as partes deixam registradas os termos e condições que vão envolver a transação.

6. Acompanhamento da Entrega

Uma vez que o pedido de compra foi selado, a transação já está feita. No entanto, o processo ainda não está concluído. Cabe ao gestor de compras rastrear a entrega, acompanhando minuciosamente a evolução no status da mesma. Esse cuidado é fundamental para evitar algumas surpresas desagradáveis, tais como atraso na entrega ou extravio do material.

7. Recepção dos Produtos

A recepção das mercadorias é realizada - também - com uma inspeção das mesmas. Isso porque erros podem ocorrer no processo de entrega, como - por exemplo - produtos chegarem com quantidade diferente da que foi solicitada, itens trocados ou com danos decorrentes do transporte. Caso qualquer falha aconteça, o gestor da compra irá avaliar quais as melhores medidas corretivas que poderão ser implementadas. Essa é uma etapa crucial para que se garanta o controle de qualidade dos produtos que vão ser disponibilizados pela empresa para o seu cliente final.

8. Faturamento

Mais uma vez, trata-se de uma etapa que exige zelo e minuciosa atenção aos números e especificações no pedido de compra. Caso o pedido tenha chegado corretamente, o pagamento é realizado com base nas condições já anteriormente acordadas e, então, a compra é concluída.

9. Pós-venda

Há casos em que os fornecedores realizam o chamado “pós-venda”, que é, na realidade, uma avaliação com o gestor de compras para saber se todas as etapas foram finalizadas de forma satisfatória. Esse feedback visa corrigir eventuais erros e aumentar as possibilidades de sucesso completo nas próximas experiências. Por isso, fornecedores com um bom pós-venda tendem a se tornar parceiros da empresa, fazendo com que o ciclo da compra recomece assim que a demanda surja novamente.