TÉCNICAS DE ARQUIVO

• O que é arquivo

Arquivo é o conjunto de documentos que independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).

Temos, ainda,a definição de Solon Buck que diz do arquivo como “o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”. A partir daí, podemos deduzir três características:

1. exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

2. origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.

3. caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

Porém, ainda temos outros conceitos com os quais conseguimos definir arquivo como, por exemplo:

• Conjunto de documentos.

• Móvel para guarda de documentos.

• Local onde o acervo documental deverá ser conservado.

• Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

• Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes sistemas automatizados.

Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes características:

a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em

determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma

ação humana eles são imparciais, pois são criados para atender um objetivo específico,

como por exemplo, a compra de um material;

b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo

com procedimentos que podem ser comprovados.

c) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição,

ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas.

d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades

que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de todo orgânico e

não como elemento isolado de um contexto.

e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual

pertence. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas,

mas sim à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.