Vantagens do Orçamento e Controle Orçamentário

Há uma série de vantagens associadas ao orçamento e ao controle orçamentário:

• Obriga a gestão a ponderar o futuro, que é provavelmente a característica mais importante de um sistema de planejamento e controle orçamentário. Também obriga a gestão a olhar para frente, a traçar planos detalhados para atingir as metas de cada departamento, operação e (idealmente) cada gerente, para antecipar e dar à organização propósito e direção
• Promove coordenação e comunicação.
• Define claramente as áreas de responsabilidade na medida em que exige que os gerentes dos centros orçamentários sejam responsabilizados pelo cumprimento das metas orçamentárias para as operações sob seu controle pessoal.
• Tal controle fornece uma base para avaliação de desempenho (análise de variância). Um orçamento é um parâmetro contra o qual o desempenho real é medido e avaliado. O controle é fornecido por comparações dos resultados reais com o plano orçamentário. Os desvios do orçamento podem então ser investigados e as razões para as diferenças podem ser divididas em fatores controláveis ​​e não controláveis.
• Facilita a tomada de medidas corretivas à medida que surgem variações.
• Também motiva os colaboradores a participar da definição de orçamentos.
• Este controle melhora a alocação de recursos escassos.
• Economiza tempo de gestão utilizando o princípio de gestão por exceção.

Problemas de orçamento

Embora os orçamentos sejam uma parte indispensável de qualquer atividade de marketing, eles têm várias desvantagens, principalmente em termos de percepção.

• Os orçamentos podem ser vistos como dispositivos de pressão impostos pela gestão, resultando em:
• Más relações trabalhistas
• Manutenção de registros imprecisos

O conflito departamental surge devido a:

• Disputas sobre alocação de recursos
• Departamentos culpando uns aos outros se as metas não forem alcançadas
• Dificuldades na conciliação de objetivos pessoais/individuais e corporativos
• Desperdício surgindo à medida que os gerentes adotam a visão, "é melhor gastá-lo ou vamos perdê-lo", muitas vezes associado à "construção do império" para aumentar o prestígio de um departamento
• Responsabilidade versus controle, ou seja, alguns custos que estão sob a influência de mais de uma pessoa, por exemplo. custos de energia
• Gerentes superestimando custos para que não sejam culpados no futuro por gastarem demais

Características de um orçamento

Um bom orçamento é caracterizado pelo seguinte:

• Participação: Envolva o maior número possível de pessoas na elaboração do orçamento.
• Abrangência: Abarcar toda a organização.
• Padrões: Baseie-se em padrões de desempenho estabelecidos.
• Flexibilidade: Permitir mudanças nas circunstâncias.
• Feedback: Monitore constantemente o desempenho.
• Análise de custos e receitas: pode ser feita com base em linhas de produtos, departamentos ou centros de custos.

Ao organizar e administrar um sistema de orçamento, as seguintes características costumam surgir:

• Centros orçamentários: Unidades responsáveis ​​pela elaboração de orçamentos - um centro orçamentário pode abranger vários centros de custo.
• Comitê de orçamento: pode ser composto por membros seniores da organização, por exemplo, chefes de departamento e executivos (com o diretor administrativo como presidente). Cada parte da organização deve estar representada no comitê, portanto, deve haver um representante de vendas, produção, marketing e assim por diante.

As funções do comitê de orçamento incluem:

• Coordenação da elaboração de orçamentos, incluindo a emissão de um manual
• Emissão de cronogramas para elaboração de orçamentos
• Fornecimento de informações para auxiliar na preparação do orçamento
• Comparação de resultados reais com orçamento e investigação de desvios

Budget Officer: Controla a administração do orçamento. Isso envolve:

• Articulação entre o comitê de orçamento e os gerentes responsáveis ​​pela preparação do orçamento
• Lidar com problemas de controle orçamentário
• Garantir o cumprimento dos prazos
• Educar as pessoas sobre controle orçamentário

Manual de orçamento: Este documento:

• Gráficos da organização
• Detalha os procedimentos orçamentários
• Contém códigos de conta para itens de despesas e receitas
• Cronogramas do processo
• Define claramente a responsabilidade do pessoal envolvido no sistema orçamentário