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Elizangela Silva Lima do Nascimento
★★★★★
Elizangela Silva Lima do Nascimento

Gostei bem escrito e detalhado

Anna Carolina da Silva lima
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Anna Carolina da Silva lima

Muito produtivo

Diego luiz pereira Mota
★★★★★
Diego luiz pereira Mota

Muito bom

Maria Rosângela de Oliveira Pinheiro
★★★★★
Maria Rosângela de Oliveira Pinheiro

Bom dia, me escrevo nos cursos porque gosto de está sempre atualizada.

Jean Soares Silva
★★★★★
Jean Soares Silva

Boa

Maria Joana da Silva Lopes
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Maria Joana da Silva Lopes

É excelente para quem não tem tempo de estudar presencial

Ana Maria do Nascimento
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Ana Maria do Nascimento

Gostei

Tayná Souza santa vila
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Tayná Souza santa vila

Muito bom praticamente amei

Elibet Maria
★★★★★
Elibet Maria

Muito rico

Andriela da Silva Ponciano
★★★★★
Andriela da Silva Ponciano

Amei o curso. O curso nos ajudam a criar um ambiente produtivo onde todos podem se concentrar em suas tarefas principais.

Arquivamento e organização de documentos - Auxiliar Administrativo


Tanto o arquivamento quanto a organização de documentos fazem parte das funções de um auxiliar administrativo que, rotineiramente, precisará lidar com arquivos físicos e/ou digitais. 

O arquivamento é uma maneira de guardar documentos que estão inativados, seja porque já foram utilizados ou porque ainda levarão algum tempo para serem requisitados novamente. 

A depender do documento, é necessário que o mesmo seja armazenado por anos antes de ser descartado, mesmo que nunca seja necessário utilizá-lo. Por isso, o arquivamento e a boa organização de documentos se tornam tão fundamentais, ressaltando a relevância dessa função do auxiliar.

Para realizar essa tarefa com excelência, é imprescindível segmentá-los de uma maneira que seja fácil encontrá-los, caso seja necessário. Isso vai depender do tipo de documento, tipo de setor do documento e também dos padrões da organização, algumas costumam separar tudo por anos, por exemplo.

Seja como for a separação, lembre-se de utilizar etiquetas de identificação visíveis fora das pastas ou caixas (ou outro organizador que a empresa usufrua) de modo que sempre fique fácil acessar os documentos. 

Também é importante cobrir as etiquetas com plástico de proteção ou fita adesiva, de modo que a informação fique protegida de rasgos, rasuras e até de perder a tinta, já que esses arquivos podem ser armazenados por muito tempo. É ideal que o local de armazenagem seja limpo, não seja úmido e também possibilite uma boa organização física das pastas e/ou caixas.

Ademais, com a ascensão da tecnologia, atualmente existem muitos arquivos digitais ou mesmo conteúdos que antes eram físicos, mas que foram digitalizados. Nesses casos, é necessário fazer o gerenciamento dos arquivos de maneira eletrônica, o que pode facilitar muito o acesso aos documentos se o inventário digital for bem organizado.

Crie pastas ou classifique áreas específicas no sistema da empresa (se houver) para garantir que os arquivos estejam sempre acessíveis. Arquivos digitais demandam bem menos tempo de serem encontrados se estiverem nomeados e organizados adequadamente do que se fossem arquivos físicos. Além disso, informações específicas podem ser acessadas sem dificuldade com mecanismos de busca digital. 

Por isso, se você precisar organizar arquivos digitais, lembre-se que é melhor organizá-los direito durante o armazenamento ao banco de dados e pastas digitais do que perder tempo tentando encontrar um documento que não está bem nomeado depois. Utilize algum dos critérios citados para organizar arquivos físicos (ano, setor, lote, etc.) e garanta a classificação adequada dos documentos digitais através de uma boa gestão eletrônica de documentos (GED).

Este artigo pertence ao Curso Auxiliar Administrativo

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5.0

12.743 Avaliações
Elizangela Silva Lima do Nascimento
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Elizangela Silva Lima do Nascimento

Gostei bem escrito e detalhado

Anna Carolina da Silva lima
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Muito produtivo

Diego luiz pereira Mota
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Muito bom

Maria Rosângela de Oliveira Pinheiro
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Maria Rosângela de Oliveira Pinheiro

Bom dia, me escrevo nos cursos porque gosto de está sempre atualizada.

Jean Soares Silva
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Jean Soares Silva

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Maria Joana da Silva Lopes
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É excelente para quem não tem tempo de estudar presencial

Ana Maria do Nascimento
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Gostei

Tayná Souza santa vila
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Muito bom praticamente amei

Elibet Maria
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Elibet Maria

Muito rico

Andriela da Silva Ponciano
★★★★★
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Amei o curso. O curso nos ajudam a criar um ambiente produtivo onde todos podem se concentrar em suas tarefas principais.

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