Atendimento ao cliente e telefone - Auxiliar Administrativo

Uma das tarefas comuns ao auxiliar administrativo é manter a comunicação com clientes. Também é possível que o atendimento seja para o próprio público interno da organização, como colaboradores. Seja como for, é importante que o profissional deste cargo esteja preparado.

A demanda pode variar bastante de acordo com cada empresa, bem como o setor em que este auxiliar trabalha, porém, algumas características são necessárias em qualquer tipo de atuação. Por isso, um auxiliar administrativo precisa: 

• Atender com cordialidade;
• Ser profissional;
• Ter uma boa comunicação;
• Ser empático;
• Saber adaptar o diálogo e a linguagem de acordo com cada pessoa;
• Ter escuta ativa;
• Falar com clareza, pausadamente e com boa dicção;
• Ser paciente;
• Seguir o script de atendimento (caso haja um)
• Demonstrar interesse no que está sendo dito;
• Ter conhecimento sobre a própria empresa, sobre as próprias tarefas ou sobre eventual assunto que seja necessário dominar;
• Ser resolutivo e tentar otimizar a demanda ou sanar o problema rapidamente.

Do mesmo modo que há características ideais para um atendimento adequado, há também pontos que não se deve fazer para não causar constrangimento ou um mau atendimento. São eles:

• Não usar gírias;
• Não usar termos que criam pessoalidade e intimidade com o cliente;
• Ser grosseiro;
• Brigar com o cliente;
• Fazer promessas que não pode cumprir ou que não tem certeza se pode cumprir;
• Não ignorar o cliente;
• Não falar alto.

Alguns locais têm seus próprios roteiros de atendimento, mas caso não houver, tente ser o mais educado (a) possível e entender qual a necessidade da pessoa que está se comunicando com você.

Decerto, em alguns momentos, o atendimento ao público pode ser desafiador, estressante e complexo. Por isso, é fundamental que o auxiliar administrativo seja muito profissional e saiba separar as reações imediatas das mais condizentes com sua posição.