O sistema de compras de uma empresa é fundamental tanto para o departamento de produção quanto para o lado financeiro da empresa, pois faz parte do vínculo entre o gerenciamento de materiais, o setor financeiro e a armazenagem de materiais.
Assim, o sistema de compras é responsável por abastecer todas as necessidades de materiais e serviços do seu negócio.
De certa forma, essa é uma maneira mais fácil de definir o propósito de um sistema de compras, mas não é tão simples.
Nesse sentido, a função de compras envolve maior compromisso e obrigações.
Propondo planejamento e monitoramento, tomada de decisão, buscas e seleção de fornecedores para distribuição de mercadorias.
Sendo assim, a função de compras envolve todo o complexo, incluindo planejamento de compras, licitações, assessoria de julgamento no fornecimento de materiais e serviços, e contratação de fornecedores.
Todo o complexo de atividades conflitantes visando um único propósito: garantir que os materiais e serviços necessários estejam disponíveis nas quantidades certas e com a qualidade no momento necessário.
Para garantir que todos os objetivos do sistema de compras sejam atendidos, vários requisitos devem ser selecionados, como:
- Compras com eficiência, maximizando os lucros do negócio, em linha com os padrões éticos da empresa.
- Garantir que os materiais sejam fornecidos nas quantidades e prazos exigidos pelo plano da empresa.
- Criar e desenvolver um cadastro de fornecedores de instrumentos, garantindo que eles atendam todas as suas necessidades.
Para iniciar a compra de materiais, é necessário orçar e depois negociar os valores com o fornecedor.
Na cotação, os fornecedores de materiais são solicitados demonstrar o valor a pagar por um determinado produto, incluindo a quantidade necessária, condições de pagamento, prazo de entrega e prazos de frete pagos pelo comprador ou vendedor.
Assim, todas essas informações necessárias devem ser registradas à mão, pois asseguram o cumprimento das condições fornecidas pelo abastecedor.
Após receber a proposta de valores, o departamento de compras se compromete a analisar criteriosamente todos os dados e considerar o orçamento mais benéfico para a empresa, para então iniciar o processo de negociação.
A negociação é definida como a forma pela qual os envolvidos procuram especificamente satisfazer seus interesses no ato de compra e venda, com o objetivo de chegar a um acordo que seja benéfico para ambas as partes.
Porém, essa atividade não é fácil chegar em comum acordo.
Nesse sentido, para iniciar a negociação é necessário ter em mente as estratégias preparadas com antecedência, pois na negociação o outro lado envolvido estará pronto para defender seus interesses e objetivos, pois o resultado é essencial para o capital da empresa.
Para ter sucesso na negociação, além de ter um traçado tático para iniciar o acordo, você também precisa simular algumas premissas e condições que seu oponente pode impor, para que você possa reverter a situação a seu favor e atingir seus objetivos.
Assim, atingindo o seu resultado desejado ao final do acordo.
Para adquirir um produto com sucesso, além de entender as especificações do produto, normas, códigos aplicáveis, critérios de inspeção e aceitação, é necessária uma ampla busca por fornecedores parceiros para garantir que o abastecimento de materiais seja feito de maneira correta e na quantidade solicitada.
Pois, claramente, a busca por parcerias de fornecimento é para trazer resoluções e não maiores problemas. Para isso, as empresas sempre buscam fornecedores que possuam objetivos em comum.
Com o mundo globalizado em todos os setores e o mercado cada vez mais internacional, não é possível buscar somente fornecedores em listas comerciais, em catálogos de indústrias ou na internet.
Esta agilidade e disposição em realizar novos acordos e a concorrência faz uma enorme diversidade nas possibilidades de fornecimento dos materiais.
Nesse sentido, aprendendo a verificar os fornecedores da matéria-prima e instrumentos de produção, com o objetivo de conhecer a competência, é essencial para o setor de compras, pois somente assim poderão entender se aquele fornecedor é capaz de suprir as demandas da empresa, independente da quantidade solicitada.
Desse modo, para que garanta sucesso na escolha de um fornecedor, será necessário avaliar diversos tipos de condições empresariais, estruturais e econômicas.
É fundamental também analisar sobre a situação de negociação com os vendedores no momento de compra de uma matéria-prima ou instrumentos de produção, se realmente há diminuição de gastos em relação a um outro fornecedor concorrente.
Algumas variáveis também precisam ser analisadas, como:
- Condições de frete e prazo de entrega
- Condições de pagamento
- Qualidade de matéria-prima utilizada
- Dentre outros
A partir disso, poderá assegurar que houve confiança na escolha do melhor fornecedor de materiais para a empresa, garantindo qualidade e eficiência para o cliente.
