A comunicação tem um papel fundamental nas relações humanas e no contexto empresarial não seria diferente. Segundo o renomado administrador Peter Drucker, ruídos e equívocos de comunicação correspondem a 60% dos problemas causados em um ambiente de trabalho. Isto é, mais da metade deles poderia ser evitado se a transmissão de informações fosse clara.
Mas por que isso acontece? Bem, muitos acreditam que estão comunicando, quando na realidade só estão expressando o que está na própria mente. É necessário que o emissor da mensagem seja claro o suficiente para que o fluxo de comunicação não interfira no entendimento do receptor.
Algumas variáveis que impactam nisso são: uso de palavras rasas ou dúbias, ruídos de comunicação devido ao âmbito externo (interferências no ambiente, como sons e falas) e a falta de diálogo. Todos esses pontos podem comprometer a comunicação e contribuir para a porcentagem dos problemas corporativos citados acima.
Então o que um auxiliar administrativo deve fazer para garantir que seja entendido de maneira eficaz? Dadas as responsabilidades desse profissional, quaisquer informações trocadas, podem ser de grande prejuízo para uma organização, então saiba como garantir a efetividade da chegada de uma mensagem:
Se comunique com clareza: seja por via oral, escrita ou digitada, a comunicação precisa ser clara e compreensível, evitando ambiguidades e termos técnicos em excesso. É importante usar uma linguagem simples e direta, de modo que a mensagem seja facilmente compreendida por todos os envolvidos;
Fale de maneira direta o que é relevante: para evitar a perda da comunicação, as mensagens devem ser importantes para o contexto e os interesses dos destinatários. É fundamental adaptar o conteúdo e a forma de comunicação para atender às necessidades específicas dos indivíduos ou grupos envolvidos de acordo com cada situação;
Mantenha a escuta ativa: a comunicação eficaz é como uma via de mão dupla, para se fazer entendido, é crucial ouvir o outro. Então, pratique a escuta ativa, preste atenção às necessidades, preocupações e ideias dos outros. Isso promove a compreensão mútua e contribui para um diálogo mais significativo.
Tire dúvidas: caso você esteja realizando uma demanda e de repente se esbarre com uma dúvida ou encontre dificuldade em algo, não hesite em questionar alguém que possa lhe auxiliar, mesmo que seja o seu superior. Pior do que perguntar, é fazer algo errado e comprometer todo o seu progresso por conta da falta de comunicação;
Peça e dê feedbacks construtivos: retornos são fundamentais para aprimorar a comunicação. Fornecer comentários específicos e relevantes sobre o desempenho e ideias dos membros da equipe é importante, assim como solicitar, pois, desse modo, é possível ter certeza de que está indo no caminho certo. O feedback envolve tanto o reconhecimento positivo quanto sugestões de melhoria, o que é ideal para progredir no trabalho
Escolha os canais de comunicação adequados e registre as informações: existem várias formas de comunicação, como reuniões presenciais, e-mails, mensagens instantâneas e chamadas de vídeo. É importante escolher o canal mais apropriado para transmitir a mensagem, considerando a urgência, a complexidade e a sensibilidade do assunto. Além disso, informações muito relevantes devem ser registradas, em atas, em agendas ou mesmo através de e-mails.
Se adapte às pessoas com quem você está se comunicando: a comunicação eficaz requer flexibilidade e adaptabilidade para se adequar às diferentes situações e públicos. Ou seja, não adianta usar termos rebuscados para falar com jovens ou pessoas com menos acesso à escolaridade, por exemplo. Isso também não quer dizer que você precisa usar gírias, mas apenas tornar sua fala mais acessível. Ajustar o estilo de comunicação, a linguagem e as abordagens conforme necessário garantirá uma troca de informações eficiente.
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