Ferramentas de comunicação empresarial (e-mail, calendários) - Auxiliar Administrativo

Outros tipos de tecnologia que você precisa ter noção de uso são as agendas e os e-mails. Atualmente, muitas empresas utilizam sistemas próprios ou se hospedam em algum programa que oferece e-mails corporativos e calendários que ajudam as pessoas a se organizar. 

Assim, é possível enviar convites de reuniões e eventos que já se integram automaticamente aos calendários das pessoas em caso de confirmação de comparecimento.

Ademais, o e-mail segue sendo uma das formas de comunicação mais formal no âmbito corporativo, por isso, saber utilizá-lo é fundamental. Redigir e-mails, organizar contatos, saber anexar imagens, documentos e arquivos em geral precisam ser de domínio do auxiliar administrativo. Afinal, é possível que ele precise manter uma comunicação constante com pessoas e outros setores.

A Microsoft também dispõe de outra ferramenta de comunicação empresarial que envolve o gerenciamento de e-mails, calendário e contato: o Microsoft Outlook. Por isso, também é possível conferir tarefas básicas para realizar na plataforma, bem como conferir dicas para usufruir da plataforma que funciona em Desktop ou na versão online.

Saiba como redigir um e-mail

Por ser uma forma de comunicação, é imprescindível que o e-mail esteja escrito de forma clara, profissional e eficiente. Lembre-se de ser claro (a) com relação ao assunto e de contextualizar todo o conteúdo caso seja a primeira vez que você questiona ou comunica sobre algo.

Use uma linguagem profissional e opte também por parágrafos com poucas linhas, para facilitar a leitura e suavizar a estética da sua mensagem. 

Aqui vão mais algumas orientações:

1. Seja sucinto no assunto do e-mail e nunca deixe de adicioná-lo;

2. Use uma saudação formal, como “prezados (as)” para iniciar o conteúdo, em seguida pule duas linhas e continue o corpo de texto. Caso o interlocutor permita uma linguagem menos formal, você pode utilizar o nome da pessoa ou mesmo um “Olá” ;

3. Verifique se o endereço do destinatário está correto;

4. Evite gírias e abreviações;

5. Garanta que você não esqueceu nenhuma informação revisando o seu e-mail antes de enviá-lo;

6. Ressalte a presença de anexos no e-mail para não correr o risco de o destinatário não identificá-los;

7. Evite falar sobre muitos pontos em um mesmo e-mail ou enviar muitos e-mails sobre um mesmo assunto. Lembre-se que no caso dos e-mails, “menos é mais”.

Confira um exemplo de e-mail: