Funções do departamento pessoal - Quais são?

Existem diversas atividades que ficam a cargo do profissional de departamento pessoal, e há formas distintas de realizar cada uma dessas funções. 

No caso de grandes empresas, o departamento pessoal pode ser um setor existente dentro da Gestão de Recursos Humanos (RH), que executará determinadas funções. Já no caso de pequenas empresas, é muito comum que se execute um pouco de cada atividade.

Por isso, vamos ver a seguir algumas das atividades desempenhadas por este setor de modo geral.

Algumas das funções do DP são: 

1.1 - Recrutamento e seleção – esta é a área que cuida de todo o processo seletivo da empresa: identifica juntamente com os diversos setores a necessidade de uma nova contratação; trabalha no processo de divulgação da vaga, recepção e triagem de currículos; e executa o processo de seleção propriamente dito, podendo ser, por exemplo, através de entrevistas, testes, dinâmicas e diversas outras formas. 

1.2 - Efetivação do contrato de trabalho – após todo o processo de seleção, este é o momento de realizar todas as atividades legais referentes à contratação dos novos funcionários. Além do contrato por escrito, registro em carteira, há uma série de leis a serem levadas em consideração. Falaremos mais sobre isso adiante.

1.3 - Controle do ponto e jornada de trabalho – é responsabilidade do departamento pessoal, conferir o registro de ponto, afim de analisar se a jornada de trabalho está sendo cumprida corretamente. Algumas empresas possuem o prémio assiduidade, e é através do registro de ponto que se pode analisar os dados necessários. Além disso, nessa função são verificados casos de horas extras, excesso de carga horária, ou faltas e atrasos. 

Atualmente existem diversos tipos de programas que fazem esse levantamento automaticamente, cabendo ao colaborador de DP apenas conferir e avaliar os casos necessários.

1.4 - Gestão de benefícios – a maioria das empresas oferece um pacote de benefícios aos colaboradores, e é função do departamento pessoal fazer a inscrição dos novos colaboradores nestes benefícios, quando for o caso. Ademais, também garante os benefícios referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e 13° salário.

1.5 - Processos de treinamento – infelizmente ainda não faz parte da grande maioria das empresas, mas muitas já entenderam a importância de investir em treinamento e desenvolvimento dos seus colaboradores, percebendo que estes são a mais valia que todas as empresas têm, e que o processo de integração do novo funcionário à cultura da empresa pode ser feito dentro desta etapa.

1.6 - Processo demissional – nesta função o trabalho está intimamente ligado a área contábil, afim de garantir um cálculo correto e cumprimento de todas as questões legais no que se refere ao processo de demissão, seja ela por qual via for, solicitação do próprio colaborador, fim do período de experiência, por iniciativa da empresa ou justa causa.

1.7 - Férias e licenças – todo funcionário tem direito a férias após cumprido um período de 12 meses de trabalho, assim como também tem direito a licença maternidade, paternidade ou afastamento por doenças, ou incapacidade de trabalho. É função do departamento pessoal garantir e avisar o funcionário do seu período de férias, sejam elas coletivas ou selecionadas, assim como realizar os procedimentos legais em casos de afastamento.

1.8 - Cuidados com a saúde – é imprescindível a realização de um exame admissional com todos os novos colaboradores, para garantir que estes estejam em plenas condições de saúde e consigam exercer os cargos para os quais foram contratados. Além dos exames admissionais e demissionais, também fica a cargo do DP os exames de rotina.

1.9 - Pagamentos – por fim, uma das principais e mais importantes funções do departamento pessoal é a efetivação da folha de pagamento, tendo atenção a jornada de trabalho realizada, aos descontos necessários, garantindo um cálculo correto, e liberando os pagamentos a todos os colaboradores. Esta é uma função que exige muita concentração e atenção, visto que erros nas folhas de pagamento podem acarretar em diversos problemas para a empresa, inclusive problemas legais. 

Adiante falaremos com mais detalhes sobre os tópicos mais importantes citados acima, para ajudá-lo a entender exatamente como executar a função e quais questões necessitam de especial atenção. Abordaremos também os aspectos legais que cabem em cada tópico e que precisam ser respeitados.