Gestão de Processos - Auxiliar Administrativo

Chegamos à terceira unidade desse conteúdo e, portanto, à metade do nosso curso! Esperamos que até agora você não tenha dúvidas sobre o que preparamos e que esteja curioso (a) pelo que ainda está por vir! Nessa etapa, falaremos sobre a gestão de processos de um auxiliar administrativo. Confira!

Fluxo de trabalho e procedimentos operacionais

Após definir detalhadamente quais funções um auxiliar pode atender, vamos definir seus procedimentos operacionais. 

Controle de qualidade e melhoria contínua

Garantir a eficiência e a excelência nas atividades é fundamental para um auxiliar administrativo, e o controle de qualidade e a melhoria contínua desempenham um papel importante nesse processo. Aqui estão algumas maneiras pelas quais um auxiliar administrativo pode se envolver nessas práticas:

Controle de Qualidade

• Adesão aos procedimentos operacionais;
• Verificação de precisão e integridade: o auxiliar administrativo deve realizar verificações regulares para garantir a precisão e a integridade dos dados, documentos e registros com os quais trabalha. Isso inclui revisar relatórios, conferir informações e validar dados;
• Monitoramento de prazos e metas: é responsabilidade do auxiliar administrativo acompanhar e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos para as tarefas e projetos. Para isso, é necessária uma boa gestão do tempo, priorização de atividades e comunicação efetiva sobre qualquer desvio ou atraso;
• Feedback e solução de problemas: o auxiliar administrativo deve estar aberto a receber feedback de supervisores, colegas e clientes. Isso permite identificar áreas de melhoria e corrigir possíveis problemas. Além disso, é importante resolver questões prontamente, tomar medidas corretivas e comunicar-se de forma eficaz para evitar a recorrência de erros.

Melhoria Contínua

• Identificação de oportunidades de melhoria: o auxiliar administrativo pode observar as atividades diárias e identificar oportunidades de aprimoramento. Ao sugerir ideias e soluções, é possível contribuir para melhorar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos processos administrativos.
• Participação em treinamentos e capacitações: estudar e se capacitar nunca é demais! Afinal, buscar oportunidades de desenvolvimento profissional é essencial. Participar de treinamentos, cursos e workshops relacionados à área de atuação pode fornecer novas técnicas, ferramentas e práticas que contribuem para melhorias no seu trabalho enquanto auxiliar.
• Colaboração em projetos de melhoria: é possível desempenhar um papel ativo em projetos de melhoria contínua dentro de sua área de atuação. Você pode envolver sua equipe, realizar a análise de processos, implementação de mudanças e fazer a avaliação dos resultados alcançados. 
• Acompanhamento de indicadores de desempenho: o monitoramento de indicadores de desempenho relacionados às atividades é uma forma eficaz de avaliar a eficácia das melhorias implementadas.