Introdução à Administração - Auxiliar Administrativo

Toda a operação de um auxiliar administrativo se baseia na administração como um todo. Por isso, compreendê-la é a parte inicial da jornada de um futuro auxiliar administrativo.

Segundo Oda e Marques (2012), a palavra administração tem sua origem etimológica no latim, (ad- tendência, direção para; e minister: aquele que serve ou ministra, subordinação ou obediência) com o significado de “para servir”, subordinação ou que presta serviço a outro.

De fato, a prestação de serviço está muito relacionada com o profissional do ramo de administração dentro de uma empresa, criando também um paradoxo diante de administradores em cargos de liderança e que, por sua vez, não apenas servem, como comandam e guiam. 

A expansão do sentido de administração para além da sua etimologia se estende também à necessidade de expandir o olhar sobre esse ramo quanto às suas possibilidades. No mercado de trabalho, por exemplo, a administração tem uma atuação singular nas mais diversas áreas de atuação, configurando-se como um dos âmbitos mais abrangentes e variáveis.

Para definir administração, Oda e Marques (2012) dizem que esse campo é como uma ciência social, que reúne teorias e técnicas para a gestão de recursos humanos, naturais, financeiros e informacionais. Além disso, eles ressaltam que essa esfera tem por objetivo gerar riquezas e promover o desenvolvimento econômico e de bem-estar da sociedade. Tudo isso ao estabelecer metas para chegar a determinado fim, tomando decisões que nem sempre são fáceis (mas que precisam ser assertivas), monitorando processos e pessoas e muito mais.

Para trabalhar para atingir tais objetivos, o ramo da administração divide-se entre 4 principais conceitos que todo auxiliar administrativo precisa ter em mente. São eles: planejamento, organização, direção e controle. O engenheiro turco e fundador da teoria clássica e científica da Administração, Jules Henri Fayol, falou sobre alguns termos presentes nos conceitos e os contextualizou diante da administração enquanto funções administrativas. 

Abaixo é possível conferir, de forma individual, sobre cada uma delas, mas desde já tenha em mente esses 4 pilares. Para facilitar a lembrança, você pode memorizar que os 4 conceitos principais formam a sigla “PODC”, iniciais de cada uma dessas palavras.

Conceitos básicos da administração

Vamos ao primeiro conceito:

Planejamento

O que a palavra planejamento te lembra ao ouvi-la? Será que separar as demandas do seu dia e fazer anotações sobre isso consiste em um planejamento? O que você entende sobre a palavra muito provavelmente não está distante da realidade desse conceito na administração.

Planejar envolve preparar-se, projetar algo e estar pronto (a) para determinada situação. No âmbito da administração, que envolve a gestão de pessoas, documentos e rotinas de trabalho em geral, o planejamento é importante para identificar os melhores planos de ação para alcançá-los e antecipar possíveis desafios. 

Em resumo, essa função administrativa garante a segmentação de metas e traçado de objetivos. O planejamento permitirá realizar projeções financeiras e previsões de prazos para os eventos e demandas. Isso faz com que a empresa se prepare adequadamente e tome decisões mais informadas, de acordo com os recursos disponibilizados.

Para uma boa administração, é fundamental respeitar regras, pessoas e estar pronto para qualquer eventualidade, pois, a ideia é que com o planejamento não haja surpresas, mas havendo, é necessário saber também como contornar a situação.

Ao chegar em uma ocasião em que o planejamento não for mais suficiente, talvez você precise partir para um dos outros pilares desse ramo…

Organização

Eis que você pode se organizar rapidamente de acordo com suas condições para colocar em prática algo que não estava nos planos! Essa é uma das possibilidades de lidar com a organização quando é necessário administrar algo, mas apenas uma delas.

Muito antes disso, a organização é um aspecto que deve auxiliar no processo de planejamento, com o intuito de garantir que toda uma agenda (schedule) seja eficiente e produtiva, seja para si próprio ou para as rotinas de um setor inteiro ou mesmo uma empresa.

Mooney e Reiley (1939, p. 1) definiram por organização “a forma de toda associação humana para consecução de um certo objetivo comum. No sentido formal, significa ordem; seu corolário, um procedimento sistemático. Organização é esforço associado.”.

Existem muitas definições para este pilar da administração, mas, em resumo, o ordenamento de ideias, pessoas, tempo e demandas com a intenção de atingir determinadas metas configura a organização. Basicamente, é o momento que se coloca as cartas na mesa e avalia as possibilidades.

Nesse sentido, um profissional de administração será o responsável por executar todas as estratégias planejadas, garantindo a organização e o alinhamento da empresa por meio de programas e métodos de trabalho, a fim de concretizar o planejamento estabelecido.

A administração auxilia na estruturação e organização dos recursos disponíveis. Isso inclui a definição de papéis e responsabilidades, a criação de hierarquias e a distribuição eficiente de tarefas. Uma boa organização melhora a produtividade e evita a duplicação de esforços.

Direção

A terceira função administrativa é dirigir. O conceito de direção para administração também pode ser lido pela ótica de orientação e avaliação. Afinal, a administração desempenha um papel essencial na liderança e motivação de equipes. 

Assim sendo, os administradores devem ser capazes de inspirar, orientar e coordenar os membros da equipe para alcançar os objetivos da organização. Uma liderança eficaz contribui para um ambiente de trabalho positivo e aumenta a produtividade de um negócio.

Esse conceito ressalta o âmbito de gestão de um profissional de administração, pois é o determinante do desempenho de determinada atividade ou grupo de pessoas. A direção requer a avaliação dos recursos - uma análise de causas de efeitos - uma projeção de demandas e o acompanhamento do planejamento que havia sido feito.

Na execução dessa função administrativa, cabe ao gestor dos processos garantir que o planejamento esteja sendo seguido, de modo que os recursos corretos estejam sendo explorados dentro das condições acordadas em tempo e finanças.

Nesse âmbito, a característica de liderança e influência fazem-se fundamentais para o profissional de administração, que precisa de autonomia e resiliência para comandar os processos, ser ouvido e efetivar a sua direção fazendo cumprir o que foi proposto. Decerto, é uma função de extrema relevância na administração.

Aspectos relevantes sobre a direção são que ela deve ser sempre transparente, comunicativa e firme, de modo que a confiança dos liderados seja mantida e o vínculo o melhor possível entre os envolvidos.

Controle

Por fim, a quarta e última função administrativa é o controle, que está muito alinhado com a direção, uma vez que é nele que se faz cumprir o proposto por meio da orientação que ocorreu durante a direção.

Ao controlar uma situação na administração, você garante a sua continuidade, o seu progresso. Afinal, o resultado deve ser o objetivo conquistado e as estatísticas precisam bater, as pessoas precisam estar trabalhando e as demandas girando.

O controle requer medidas corretivas, em casos em que as rotinas não estão sendo cumpridas ou atendendo o desempenho esperado. Como, por exemplo, se um prazo está próximo e o andamento de determinado processo não está ocorrendo dentro das expectativas, um gestor precisa buscar uma solução para acelerar a demanda. Ou seja, ajustes necessários são implementados através dessa função administrativa.

Sobre os recursos citados e que são considerados pelas funções administrativas, estão:

• Recursos financeiros: capital;
• Recursos humanos: refere-se a pessoas, mão de obra em geral;
• Recursos informacionais: conhecimento, ferramentas e tecnologias da informação (sistemas de informação, bancos de dados, pesquisas e monitoramento);
• Recursos naturais: elementos físicos encontrados na natureza que são utilizados pela organização para realizar suas atividades ou produzir bens e serviços (energia, terras, água, matérias-primas em geral.

Em resumo, ambiente, pessoas, tarefas, estrutura e tecnologia são pontos da administração das organizações que todo profissional da área deve considerar. Adiante confira mais informações pertinentes à administração de organizações.

Por ora, considere, em resumo, que a administração desempenha um papel fundamental na criação e no crescimento de um negócio. Ela fornece uma estrutura para o planejamento estratégico, a organização eficiente de recursos, a liderança eficaz de equipes, a tomada de decisões informadas e o controle de desempenho. 

Ao aplicar princípios de administração de forma adequada, as empresas têm mais chances de alcançar o sucesso e se adaptar às mudanças do mercado por meio da conquista de objetivos e cumprimento das funções.