O Processo de Compras

Cada empresa possui rotinas específicas e particulares referentes à forma como procedem no momento da compra. Tais rotinas são estabelecidas de acordo com as práticas e experiências pessoais dos seus gestores, bem como de acordo com métodos já conhecidos e, de certa maneira, já tradicionais do mercado:

A) Documento institucional – De maneira geral, todas as empresas registram suas compras num documento escrito e - na maioria das vezes - assinado pelas partes envolvidas na transação. Tal procedimento serve não apenas como uma medida de garantia para as empresas de que tudo irá ocorrer com base no que fora acordado, mas também como um checklist que facilita o controle na emissão e recepção dos itens.

B) Três cotações – Em caso de mercadorias que possuem livre concorrência no mercado é muito comum que se realize, ao menos, três orçamentos pelos itens almejados antes de se decidir pela compra. Essa é uma prática que incentiva a busca por preços competitivos por parte dos fornecedores e, consequentemente, costuma implicar numa economia para o gestor de compras. No entanto, é muito importante que se observe atentamente as especificações dos produtos, pois qualquer detalhe pode acabar tendo influência direta no preço que será cobrado pelo item.

C) Preço objetivo – É a transação que considera - prioritariamente - o valor bruto que será desembolsado na compra dos itens. Para que a empresa esteja mais segura, a Gestão de Compras estipula uma dupla verificação do orçamento. Isto é: a decisão pela concretização da compra não é particular de um funcionário da empresa, mas fruto de um consenso entre aqueles que avaliam a cotação.

1.  Tipos de Compra

A) Contratada – O pedido é entregue num período pré-estabelecido.

B) De antecipação – Mediante à previsão de vendas bem criteriosa, a compra é realizada com base na necessidade real da instituição.

C) De especulação – É a compra que antevê a necessidade, ou seja, é realizada antes mesmo da demanda do item ser consumida. O motivo desta é conseguir preços mais baixos nos produtos, já prevendo a oscilação no valor dos mesmos (essa oscilação pode ocorrer por razões diversas, por exemplo: greve dos caminhoneiros).

D) De emergência – O pedido é realizado por uma estratégia específica fora do planejamento natural, geralmente, feito às pressas ou num plano improvisado de última hora.

E) De reposição – Como o nome já sugere, é a compra que é realizada para repor produtos que possuem um comportamento de consumo previsível e estável.

2. Condições de Compra

A) Preço – É calculado com base na demanda, apresentando relação diretamente proporcional à mesma. Em outras palavras, quanto maior for a demanda, maior a tendência de preços altos. Se a demanda for reduzida bruscamente, existe grande probabilidade dos preços serem reduzidos também (a fim de aumentar - e equilibrar - o consumo).

B) Embalagem – É responsável pela apresentação do produto e, muitas vezes, pela segurança no deslocamento do mesmo, isto é, se um item chegar à prateleira amassado, sujo ou com um aspecto de violado, é bem provável que sua embalagem não seja a mais adequada (tanto a embalagem do produto final, quanto a embalagem temporária apenas para a transferência do mesmo de local).

O transporte é um critério que requer tanta atenção que há produtos que já possuem seu design atrelado à fragilidade desse processo. Por exemplo: A batata Pringles, que é mundialmente conhecida, possui uma “ondulação” que é bem característica dela, porém, poucos sabem que ela apresenta essa curvatura para que as suas unidades mantenham um melhor encaixe (umas com as outras) e - consequentemente – apresentem-se mais firmes e resistentes durante a sua distribuição (o que reduz as chances das batatas estarem “quebradas” no momento do consumo). Por tudo isso, as embalagens podem representar um custo bem relevante no valor final do produto.

C) Frete – É o custo referente ao transporte dos produtos do fornecedor até o comprador. Há duas possibilidades: CIF (quando o frete já está incluso no valor da compra) e FOB (quando o frete é pago de forma separada dos produtos adquiridos, essa condição costuma ser mais comum). O frete pode representar um custo significativo da compra, por isso, é um critério que necessita ser bem avaliado. Há casos onde o valor do frete só se torna viável mediante à compra de muitos itens ou, ao menos, uma grande quantidade de um mesmo item. Pois, dessa maneira, o valor do frete é diluído nas unidades que foram adquiridas.

3. Bonificações e Formas de Pagamento

A forma de pagamento é um fator determinante na negociação entre o gestor de compra e o fornecedor. De maneira geral, os fornecedores tentam impor condições semelhantes, a fim de levarem vantagem nesse quesito por manterem um padrão de conduta (o que inviabiliza que os compradores utilizem a forma de pagamento também como instrumento de barganha).

Entre as possibilidades de pagamento mais comuns estão: pagamento à vista (condição que costuma atrair os fornecedores, eles - muitas vezes - oferecem descontos sedutores para viabilizar que essa alternativa seja a escolhida) e pagamento parcelado (nesse caso, o faturamento costuma a ser feito para 30 dias, 60 dias, 90 dias ou até 120 dias, com base no valor total e na previsão de consumo dos itens, essa é uma condição que costuma agradar mais aos compradores).

Gráficos e Fórmulas da Gestão de Compras

Gráfico Dente de Serra

O sistema que gere as entradas e saídas dos produtos no controle de estoque consegue, ao longo de um determinado período, traduzir essa movimentação em gráfico. Este é, também, conhecido como “dente de serra”. O gráfico recebe essa nomenclatura por conta do desenho que se forma através da atualização dos números no estoque com o passar do tempo (fica bem semelhante a uma serra).

Esse gráfico é muito importante para a Gestão de Compras da empresa, pois ele indicará o momento mais adequado para se fazer a solicitação de reposição do item que estiver sendo avaliado, evitando - assim - que esse item fique em falta no mercado (zerado no estoque) e, também, que se mantenha com quantidade excessiva (mais itens do que o necessário, o que poderia trazer problemas com a ocupação de espaço no estoque).

Fórmula de Reposição

Antes de emitir uma solicitação de reposição para o estoque, o gestor de compra precisa avaliar alguns detalhes que fazem toda a diferença no prazo de entrega, tais como: o tempo de deslocamento do item do fornecedor até o estoque, o tempo que o produto levará para estar à disposição finalizado (pronta entrega) e o tempo da checagem burocrática do pedido (aprovação do orçamento, emissão das vias, assinaturas, entre outros).

Considerando todas essas etapas, o pedido é feito seguindo a base de cálculo: PR = EM + (D x TR), onde PR significa o Ponto de Reposição (alguma empresas tratam como PP, ou seja, Ponto de Pedido), EM representa o Estoque Mínimo, D significa Demanda (algumas empresas tratam como CMM, ou seja, Consumo Médio Mensal) e TR representa o Tempo de Reposição.

Análise da curva A, B e C

Os itens de estoque das classes A, B e C são identificados através da análise de um gráfico que revela - justamente - quais são esses produtos protagonistas de vendas para a empresa. A classificação é feita de acordo com o percentual que eles ocupam no faturamento total da instituição, indicados numa curva do gráfico: Classe A – Grupo de maior importância para a empresa.

Trata-se de itens com alta rotatividade e que são responsáveis pela sustentação de vendas da mesma. De maneira geral, nota-se que entre 5% e 20% dos produtos de uma instituição correspondem a cerca de 80% do faturamento dela. São esses que irão compor a “classe A”. Classe B – Grupo que ocupa um papel secundário na escala de prioridades da empresa e possui rotatividade média, onde 25% a 40% dos itens correspondem a algo em torno de 15% do faturamento total da instituição. Classe C – Grupo de menor relevância na composição do faturamento, mas que necessita de atenção em função dos custos gerados com sua permanência em estoque. Geralmente, representam algo entre 50% e 70% dos produtos de uma empresa e correspondem a 5% do faturamento da mesma.