Outros documentos que o auxiliar administrativo precisa conhecer: documentos oficiais

Existem ainda, outros documentos que são muito importantes para o funcionamento de organizações e que é possível que você até já tenha encontrado ao longo da vida, seja na escola, faculdade ou em empresas por onde passou.

Chamamos esses documentos de oficiais e explicaremos cada uma de suas funções a seguir:

Ata

A ata é um documento conhecido por pessoas que já precisaram fazer o registro de informações de uma reunião, evento, congresso, etc. Nesse documento oficial, devem constar aspectos debatidos na reunião, tópicos a serem tratados em encontros futuros, data e horário de acontecimento, pessoas presentes, acordos firmados, quantidade de votos, definições e decisões.

As atas são muito interessantes para consultas, como em um evento posterior que pode precisar de uma recordação dos últimos tópicos debatidos, bem como os que ficaram para debater. 

Além disso, elas atestam o que ficou decidido de acordo com os presentes. Pode ser classificada em ata de reunião formal e ata de reunião informal, mas sempre deve ser elucidativa, ser escrita com clareza e ser direta, de modo que seja fácil acessá-la e identificar todos os pontos da reunião ao ler o documento.

Em uma ata, deve-se utilizar os termos “digo” (no decorrer do texto) e “em tempo” (ao final dele). O documento deve ser assinado por todos os presentes se for uma reunião formal. Confira abaixo como redigir uma ata de acordo com o tipo de reunião:

Ata de reunião formal

A formalidade mora aqui. Nesse caso, faz-se necessário registrar a ata em cartório como um documento oficial. Possui cinco partes:

1. Cabeçalho: onde há data, local, horário e nome da instituição;

2. Legalidade: autenticação de legalidade da reunião, de acordo com os devidos estatutos;

3. Participantes: registro dos nomes presentes e ausentes e devidas justificativas, caso hajam;

4. Pautas do dia: é o corpo do texto do documento que dispõe de todas as discussões a serem feitas ou mesmo as decisões tomadas durante a reunião;

5. Fechamento: feitos após o registro de todos os acontecimentos. Dispõe sobre as decisões tomadas e os próximos tópicos a serem debatidos;

6. Assinaturas: deve conter as assinaturas dos responsáveis pela condução da reunião, como o presidente ou o secretário da sessão e de todos os presentes. As assinaturas certificam a veracidade do conteúdo registrado na ata. 

Um ponto importante sobre a legalidade desse documento é que antes de a ata ser considerada oficial, a ata precisa ser lida e aprovada na reunião seguinte ou imediatamente após o término do encontro, para que qualquer erro ou omissão possa ser corrigido.

Ata de reunião informal

Já no caso de reuniões e encontros em que houver menos formalidade, como situações extraordinárias que não envolvam resoluções e nem definições, a ata poderá ser diferente. Ela é informal e tem como característica o registro das informações consideradas mais relevantes ou importantes durante a reunião ocorrida. Nesses casos, é necessário que a ata disponha de:

1. Cabeçalho: mesmas informações da ata formal;

2. Participantes e seus cargos: registro da situação de cada participante na reunião;

3. Discussão: exposição dos principais assuntos abordados na reunião;

4. Fechamento: encerramento da reunião com as decisões tomadas ou a serem tomadas;

5. Assinaturas.

Por fim, é importante entender a utilidade desse documento. As atas fornecem um histórico detalhado e oficial das atividades, decisões e acordos de um grupo ou instituição. Elas têm valor jurídico e podem ser utilizadas como prova em processos judiciais ou administrativos, caso seja necessário comprovar o que foi discutido e decidido durante uma reunião. 

Portanto, é fundamental que as atas sejam redigidas de forma clara, objetiva e precisa, garantindo a integridade e a credibilidade do documento. Confira exemplo:

Memorando

O memorando também é um documento atrelado à comunicação, só que, diferentemente da circular, que pode ser direcionada a funcionários em geral, o memorando é relacionado única e exclusivamente entre setores, seja uma orientação para o próprio setor (memorando interno) ou para um outro (memorando externo). 

O que todo memorando deve ter

Confira como identificar e redigir um memorando:

• Remetente: todo memorando inicia com a identificação do remetente. As informações de contato, como nome, ramal, cargo (caso seja um funcionário), setor e data de emissão, são mencionadas no início do documento;
• Destinatário: deve haver a indicação do setor ou departamento endereçado;
• Assunto: nesse momento, deve haver um espaço indicando um assunto claro e conciso, que resuma o objetivo da comunicação;
• Corpo de texto: nesse espaço, deve haver a mensagem principal, o desenvolvimento do assunto. Ele deve ser organizado em parágrafos curtos e objetivos, com linguagem clara e formal, evitando jargões ou linguagem coloquial;
• Desfecho: uma despedida cordial, como "Atenciosamente" ou "Cordialmente", seguida do nome do remetente ou da assinatura de um representante autorizado deve finalizar o documento;
• Anexos: de maneira excepcional, se o memorando precisar de informações complementares, documentos adicionais ou referências, é comum mencionar os anexos no final do documento.

Confira um exemplo:

Requerimento

Caso você precise fazer um requerimento ou receba esse documento, saiba que se trata de uma solicitação ou mesmo uma exigência. Essa solicitação pode abranger diversos assuntos, como obtenção de informações, solicitação de documentos, concessão de benefícios, alterações contratuais, entre outros.

Como um documento oficial, esse gênero textual também pede rigor quanto à formalidade de escrita, além da objetividade. O requerimento pode ser enviado para um departamento, um órgão público ou empresa.

O uso desse documento é uma forma formal e oficial de fazer uma solicitação, conferindo legitimidade ao pedido e garantindo que seja recebido pelas autoridades competentes. Afinal, ele permite que os solicitantes apresentem suas demandas de forma organizada e bem fundamentada, aumentando as chances de que o pedido seja atendido.

O requerimento também pode ser utilizado para registro e comprovação das solicitações feitas, servindo como prova em caso de necessidade futura. Essa é uma ferramenta importante para o exercício dos direitos dos cidadãos, possibilitando que sejam feitas reivindicações ou pedidos de informações a órgãos públicos e instituições. Por isso, é muito comum que auxiliares administrativos de prefeituras lidem com requerimentos públicos.

Outro ponto importante sobre esse documento é que ele é uma maneira de formalizar acordos ou alterações contratuais entre empresas e instituições, garantindo que as partes envolvidas estejam cientes e concordem com os termos do documento.

Nos contextos jurídico e administrativo, o requerimento é frequentemente utilizado para solicitar medidas judiciais ou administrativas, como recursos, prorrogações de prazos, entre outros.

O que todo requerimento precisa ter

Confira o que não pode faltar no requerimento para saber como identificar um ou mesmo redigi-lo:

• Identificação do requerente: quem está fazendo a solicitação? Essa deve ser a primeira informação do documento. O solicitante pode ser uma pessoa física ou jurídica. Além das informações como nome ou razão social, é importante citar endereço, CPF/CNPJ e outras informações de contato. Essa etapa também pode ser chamada de “preâmbulo”;
• Destinatário: pode ser uma autoridade pública, empresa, instituição ou órgão específico responsável pela análise e resposta ao pedido;
• Assunto: definição do objeto da solicitação de forma precisa;
• Desenvolvimento da solicitação: no corpo do requerimento, é importante apresentar a justificativa e os argumentos que fundamentam a solicitação. É fundamental ser claro e convincente na exposição dos motivos que embasam o pedido;
• Finalização: além de mostrar cordialidade, utilizar expressões como “pede deferimento” fortalece o caráter formal. Por fim, o documento deve ter a data, cidade e estado do requerimento e a assinatura do solicitante ou do representante legal do mesmo;
• Anexos: apenas se o requerimento necessitar de documentos adicionais para embasar a solicitação.

Exemplo: