Qual Papel a Secretária Exerce?

Uma secretária é um profissional administrativo que desempenha um papel integral nos negócios e em outros ambientes organizacionais. As secretárias são tipicamente os indivíduos que mantêm e organizam tarefas de escritório, implementam procedimentos e exercem funções administrativas adicionais, dependendo da natureza de seu emprego. Por exemplo, as tarefas administrativas pelas quais uma secretária é responsável podem diferir entre indústrias como direito, setores de empresas privadas e entidades governamentais. No entanto, uma secretária pode ser responsável por vários deveres comuns que podem incluir:

• Trabalhando em capacidade de recepcionista para receber clientes, clientes e visitantes
• Atendendo e direcionando telefonemas
• Organizar documentos e papelada e manter um sistema de arquivamento
• Auxiliar supervisores e funcionários com projetos e tarefas da empresa

Embora essas responsabilidades sejam muitas vezes exigidas do trabalho de secretariado, as funções essenciais que uma secretária pode desempenhar em seu trabalho podem incluir mais tarefas administrativas, dependendo de onde trabalham.

Deveres e responsabilidades de uma secretária

As funções de uma secretária podem variar dependendo de onde trabalham, e às vezes as secretárias excedem seus requisitos de trabalho:

• Atendendo e direcionando telefonemas
• Organizando e distribuindo mensagens
• Manutenção de horários da empresa
• Organizando documentos e arquivos
• Cumprimentando clientes e convidados de negócios
• Documentando informações financeiras
• Manutenção e encomenda de materiais de escritório
• Agendando reuniões e conferências
• Auxiliar executivos com tarefas de projeto
• Supervisionando funcionários e novos funcionários
• Coordenação com outras organizações
• Implementação de procedimentos administrativos

Vamos agora abordar detalhadamente como seria a execução de cada uma dessas funções:

Atender e direcionar telefonemas

As secretárias podem ser responsáveis por atender linhas telefônicas do escritório e direcionar cada chamada para o indivíduo apropriado. Muitas vezes, as secretárias lidam com chamadas de solicitação, chamadas de clientes e mensagens. Por exemplo, uma secretária jurídica pode atender regularmente chamadas de clientes sobre casos ou outras informações, e eles precisam ser capazes de direcionar cada chamada do cliente para o advogado apropriado, bem como levar e distribuir outras mensagens e correspondências. Uma secretária também pode precisar ter expertise na diferenciação entre comunicação urgente e menos importante.

Organizar e distribuir mensagens

Outra tarefa essencial que as secretárias podem realizar é organizar e distribuir memorandos, notas, mensagens e outras comunicações escritas. Além disso, podem ter habilidades excepcionais de comunicação e análise para assumir tarefas de comunicação como essas. Por exemplo, uma secretária executiva que trabalha para um CEO de uma grande empresa de tecnologia pode ser esperada para organizar e disseminar várias mensagens ou memorandos para trazer apenas as comunicações mais urgentes para seu CEO. Uma mensagem urgente pode estar relacionada a uma mudança no contrato de um cliente, e a secretária precisa ser capaz de uma comunicação rápida e eficiente à medida que passam mensagens.

Manutenção dos horários da empresa

As secretárias também são comumente responsáveis pela manutenção dos horários e agendas dos profissionais em suas empresas. Por exemplo, uma secretária de uma grande empresa de marketing pode organizar horários de equipe para cada um dos departamentos da empresa, bem como as agendas dos executivos, marcando compromissos com clientes, fornecedores e acionistas. As secretárias também podem manter os funcionários no caminho certo com lembretes e alertas para as próximas conferências ou reuniões.

Organizar documentos e arquivos

Manter documentos, registros e arquivos organizados é outra tarefa importante que as secretárias podem realizar. Por exemplo, uma secretária médica pode comumente assumir a responsabilidade de manter um sistema de arquivamento de prontuários médicos de pacientes, relatórios de despesas para suprimentos médicos e medicamentos, documentação processual e outros documentos importantes. Muitas vezes, documentos, arquivos e outros registros de uma empresa são armazenados em um banco de dados de computador, e as secretarias podem frequentemente ter as habilidades técnicas necessárias para usar esses tipos de sistemas de arquivamento.

Cumprimentando clientes e convidados de negócios

As secretárias também podem assumir funções de recepcionista, além de suas responsabilidades administrativas. Por exemplo, pode atuar como recepcionista para cumprimentar clientes que chegam para conferências ou reuniões e pode ser o indivíduo que ajuda os visitantes a se instalarem, traz refrescos, toma notas durante reuniões com clientes e geralmente trabalha para manter o profissionalismo e a imagem geral da marca de sua empresa ao cumprimentar e dirigir os visitantes.

Documentando informações financeiras

Outra tarefa altamente essencial que as secretárias podem assumir é a documentação de despesas, ganhos e outras informações financeiras. Por exemplo, uma secretária de uma empresa de vendas pode ser responsável por documentar os números de receitas e vendas dos relatórios da equipe de vendas, bem como as despesas e custos de operação da empresa. A secretária pode então usar o software de planilha para organizar dados financeiros em relatórios financeiros específicos para o CEO da empresa analisar e aprovar.

Manutenção e encomenda de materiais de escritório

As secretárias também podem ser os responsáveis pela manutenção dos registros de estoque e manutenção de material de escritório. Também pode ser responsável por colocar ordens para suprimentos que estão se esgotando. Por exemplo, um administrador de escritório pode fazer uma planilha mensal para manter um registro de execução do número de suprimentos como papel de cópia, toner, canetas, pastas de arquivamento e outros suprimentos para acompanhar quais são necessários e quais estão suficientemente abastecidos.

Organizar e realizar reuniões

Além de agendar reuniões e conferências, as secretárias também podem assumir a responsabilidade de organizar e realizar reuniões. Por exemplo, uma secretária executiva de uma empresa de varejo pode organizar uma reunião com designers de roupas, marcas de moda ou outros profissionais do setor. Em seguida, poderá conduzir a reunião discutindo os pontos importantes da conferência e tomando notas para o CEO e outros tomadores de decisão da empresa. As secretárias podem ser um membro vital da equipe na realização desses tipos de tarefas, já que executivos, diretores e outros profissionais de alto nível podem às vezes estar indisponíveis em circunstâncias semelhantes.

Auxiliar executivos com tarefas de projeto

Às vezes, uma secretária pode ser inestimável para ajudar seus supervisores a completar pequenas tarefas como parte de projetos maiores. Por exemplo, uma secretária de um diretor de marketing líder pode ajudar organizando relatórios, imprimindo documentos ou preparando uma apresentação. Devido ao alcance das tarefas que uma secretária pode realizar, esse tipo de profissional deve possuir uma ampla gama de habilidades suaves e difíceis para ter sucesso na função.

Equipe supervisora e novos funcionários

As secretárias também podem ser mentoras que trabalham com a equipe na implementação de procedimentos e na formação de novos funcionários. Devido ao seu conhecimento e experiência com suas empresas, muitas secretárias ajudam a liderar funcionários e novos contratados no desenvolvimento de suas habilidades, seguindo o protocolo da empresa e aprendendo sobre o ambiente geral da empresa. Como exemplo, uma secretária jurídica pode assumir a orientação de um assistente legal recém-contratado e mostrar-lhes como usar o computador e sistemas de arquivamento da empresa, como organizar casos e documentos de acordo com a política e os métodos que a equipe usa para completar tarefas e lidar com os clientes.

Coordenação com outras organizações

As secretárias também trabalham para coordenar e formar relações com outras empresas e organizações. Por exemplo, uma secretária de uma empresa de engenharia pode ser a ligação que se conecta com empreiteiros, designers e outras organizações de engenharia para criar conferências, comprar recursos ou formar parcerias comerciais.

Implementação de procedimentos administrativos

As secretárias também podem desempenhar um papel no desenvolvimento e implementação de políticas da empresa e de diversos procedimentos administrativos. Por exemplo, uma secretária médica pode desenvolver um procedimento para documentar planos de tratamento de pacientes que inclui seguir um conjunto de etapas para documentar informações médicas em um banco de dados. Ela pode, então, implementar esse novo procedimento, treinando enfermeiros e funcionários sobre como realizar as diretrizes da política.

Como você pode ver, as secretárias podem assumir uma variedade de diferentes tarefas e responsabilidades, e por isso, é crucial que possuam uma ampla gama de habilidades administrativas, habilidades de comunicação, habilidades de atendimento ao cliente, habilidades técnicas, habilidades analíticas e de resolução de problemas. 

As secretárias também podem contar com habilidades de liderança para organizar e direcionar funcionários e procedimentos do escritório.