TIPOS DE DOCUMENTOS

Documento é toda a informação (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte (material, base) e utilizada para estudo, prova e pesquisas. A informação, por sua vez, deve ser armazenada em um suporte, isto é, um tipo de material, podendo ser papel, filme, DVD, entre outros.

Os documentos podem ser organizados conforme sua espécie ou formato (configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido). Por isso, temos atas, cartas, decretos, folhetos, fotografias, memorandos, ofícios, plantas e relatórios como alguns dos tipos de espécie.

Outro conceito relacionado aos documentos é a tipologia, a junção da espécie documental com a função ou atividade que motivou sua produção. Um exemplo de tipologia é o ofício de convite, na qual “ofício” é a espécie documental enquanto “de convite” é a sua função, ou seja, um documento criado para convidar alguém para alguma coisa.

Em uma organização, os colaboradores podem lidar com documentos oficiais (especialmente nas repartições públicas) e administrativos. Entre os documentos administrativos mais utilizados por uma empresa, podemos citar os seguintes:

• nota fiscal: documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. Só poderá ser emitida por uma pessoa jurídica. Pessoas jurídicas são as empresas em geral.

• fatura: resume a nota fiscal, citando seus principais dados, como a nota fiscal, citando seus principais dados

• duplicatas: se origina na fatura, e pode dar seguimento a dois vencimentos, surgindo então, a necessidade de se emitir uma duplicata para cada vencimento.

• vale: identifica uma cessão de valores, sendo um comprovante para prestação de contas, não tendo, contudo, valor contábil.

• recibo: dá a quitação a uma transação de negócio.

• fiança: ato pelo qual alguém assume o compromisso ou responsabilidade por valores ou atos praticados por outra(s) pessoa(s).

• aval: ato pelo qual alguém (uma ou mais pessoas), assina(m) ao lado do emitente ou sacado, em um documento de crédito responsabilizando-se, conjuntamente, pelo seu pagamento.

Os documentos oficiais, por sua vez, emanam do poder público ou entidades de direito privado, sendo capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Estão inseridos na comunicação oficial, a troca de mensagens e informações entre os diversos órgãos do serviço público. São exemplos de comunicação oficial:

• Memorando: comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

• Memorando-Circular: comunicação interna com diversas cópias dirigidas a unidades diferentes de uma mesma instituição que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes

• Ofício: modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares

• Despacho: é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar continuidade às ações presentes no documento.

Protocolo:

Protocolo é a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em oficial (matéria de interesse institucional) e particular (conteúdo de interesse pessoal). Os documentos são registrados em formulários ou sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data, assunto, espécie, e outros elementos.

Os dados utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos. Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Um ponto a destacar é que, ao receber uma documentação, é necessário proceder com o registro em recibo, cujos dados variam de departamento para departamento. Entretanto, é sempre importante colocar data, nome de quem recebeu o documento e o número do protocolo, assim como o assunto tratado (se necessário).

Depois disso, há a análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria  de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse  instrumento. Em seguida, há a distribuição ou movimentação.

Trata-se da entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos. A próxima etapa é a tramitação, o que depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta.

Se for esse o caso, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Por fim, temos a expedição do documento, a etapa onde seu destino é definido após o cumprimento de suas funções, seja a eliminação ou recolhimento. Na expedição, é feita a avaliação do documento, fase na qual é necessário recebê-lo e verificar a falta de dados e sua complementação; separação de cópias e originais; e, arquivamento das mesmas.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.

Apresentamos abaixo modelos de protocolo:

SEÇÃO DE ARQUIVO

Protocolo nº_ _ __

Data:_ / _/_ _

Assinatura_ _ __

TINTAS RUBI

Protocolo

Assunto: Pedido de catálogo

Nome: Empresa Dois Irmãos

N 007

Data: 03/04/78

Recebido por:

Observação: no documento, recomenda-se anotar a data de entrada, o número sequencial e o nome da seção. Também é recorrente o uso dos cadernos de protocolo que circulam de uma seção à outra. Neles, são registrados data de entrega, assunto tratado e o nome de quem recebeu. Podem substituir o recibo, com a vantagem de não ter folhas soltas.

Carga:

Registro cumulativo das entradas e saídas do documento de cada seção, feito na própria pasta ou envelope onde é colocado o documento. Quando o funcionário o recebe, risca a anotação relativa à seção onde se encontrava.