Documentos Escolares

Os documentos escolares, como foi dito anteriormente, são de caráter administrativo e de gestão e devem estar sob a guarda e responsabilidade da secretaria da escola.

Podem ser caracterizados em dois tipos:

• Documento eventual: que serve apenas para documentar ou comprovar um fato eventual e circunstancial e por isso precisa ser arquivado por menos tempo. Após o seu uso, apenas uma cópia para o interessado precisa ser mantida. Por exemplo, temos as declarações e portarias disciplinares.
• Documento permanente: que garante a regularidade e autenticidade de sua vida escolar e não poderá ser descartado ou inutilizado.

Há uma lei federal (Decreto Federal nº 1799 de 30/01/1966) que determina que os documentos deverão ser microfilmados antes de serem incinerados, para efeito de segurança das informações. Por exemplo, os históricos escolares de alunos antigos e os livros de matrícula que não foram informatizados.

Documentos particulares

São aqueles que compõem a vida escolar do aluno, guardados em pasta individual que será organizada por série/ano, modalidade, nível, turma, turno e ordem alfabética.

Neles, deve constar os dados essenciais dos alunos, como a ficha de matrícula, onde temos todos os dados pessoais como endereço, telefone e e-mail.

Além disso, deve constar também a ficha individual do aluno, que é um documento anual obrigatório, onde deve constar os dados pertinentes ao curso, como nível, etapa, turma, turno, notas, conceitos ou resultados de avaliação diagnóstica, média e ainda a apuração anual da frequência dos alunos.

Alguns dados pessoais também são pertinentes como filiação, observações e ocorrências necessárias, registros das doenças que exijam conhecimento da escola, como diabetes, pressão alta, epilepsia, alergias ou doenças do coração.

O resultado final de todas essas informações é transcrito para as Atas de Resultados Finais e para o boletim do aluno. Hoje em dia, há diversos sistemas de avaliação que são adotados pela escola e que devem ser indicados no Projeto Pedagógico. Portanto, estes documentos supracitados podem receber nomes e formatações diferentes, a depender da instituição.