Como Gerar e Pagar as Guias de INSS, FGTS e IRRF Corretamente

O recolhimento correto dos tributos e encargos trabalhistas é uma das principais obrigações do empregador. Para isso, após o fechamento da folha de pagamento, a empresa precisa gerar e pagar guias específicas para o repasse de valores ao governo.

Entre as guias mais comuns estão aquelas referentes ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e ao IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Cada uma tem seu próprio formato, finalidade e prazo de vencimento.

1. Guia do INSS (via DCTFWeb)

O INSS é um tributo previdenciário obrigatório, tanto para o empregado (desconto na folha) quanto para o empregador (contribuição patronal). Desde a implantação da DCTFWeb, as guias de recolhimento passaram a ser emitidas diretamente no sistema da Receita Federal.

Como gerar:

• Enviar os eventos periódicos da folha de pagamento no eSocial (S-1200, S-1210)
• Aguardar o fechamento da competência
• Acessar o sistema DCTFWeb (via gov.br)
• Conferir os valores e emitir o DARF previdenciário

Vencimento:

• Dia 20 do mês seguinte à competência
• Se cair em fim de semana ou feriado, o vencimento é antecipado

2. Guia do FGTS (GRF e GRRF)

O FGTS é um valor depositado mensalmente pela empresa na conta vinculada do trabalhador, correspondente a 8% do salário bruto. No caso de demissão sem justa causa, a empresa deve também recolher a GRRF, que inclui a multa de 40%.

Como gerar:

• A GRF (Guia de Recolhimento do FGTS) mensal é gerada pelo sistema SEFIP (ou Conectividade Social)
• A GRRF (Guia Rescisória) é usada em desligamentos, emitida no sistema GRRF da Caixa Econômica Federal

Vencimento:

• GRF (mensal): até o dia 7 do mês seguinte
• GRRF (rescisória):
• - Até 1º dia útil após o término do contrato, com aviso prévio trabalhado
• - Até 10 dias após a rescisão, com aviso indenizado

3. Guia do IRRF (via DARF)

O IRRF é o Imposto de Renda Retido na Fonte, aplicado sobre os rendimentos tributáveis do trabalhador (salários, férias, 13º, comissões, etc.). A empresa é responsável por calcular e reter esse valor, e depois recolhê-lo à Receita Federal.

Como gerar:

• Após o cálculo da folha de pagamento, identificar os trabalhadores que ultrapassaram a faixa de isenção
• Aplicar a tabela progressiva do IRRF, deduzindo INSS e dependentes
• Acessar o programa Sicalc Web ou sistema próprio integrado
• Gerar a DARF com código 0561 (rendimento do trabalho assalariado)

Vencimento:

• Último dia útil do mês seguinte ao pagamento do rendimento

Resumo comparativo