Gerenciamento do tempo e produtividade pessoal - Auxiliar Administrativo

O gerenciamento do tempo e a produtividade pessoal estão diretamente ligados. Muito tem se falado sobre a procrastinação, que é o ato de adiar afazeres ao máximo em vez de ter a disciplina de realizar logo a tarefa que é preciso fazer. A procrastinação é uma das principais inimigas da produtividade justamente porque tem um péssimo vínculo com o gerenciamento de tempo.

Enquanto ocorre o adiamento de uma demanda, o tempo vai passando e outras tarefas também tendem a se acumular, afetando diretamente a eficiência na realização das mesmas. Então o que fazer para aumentar a produtividade pessoal nesse sentido? Se organizando melhor em relação ao tempo!

Comece planejando! 

Uma boa gestão de tempo e até mesmo a produtividade dependem de um bom planejamento. Segmente suas tarefas e defina um período de tempo para realizar cada uma delas.

Lembre-se de considerar pausas para descanso e almoço ou até eventuais interrupções da rotina do auxiliar administrativo. Defina quais serão as metas do dia e também os objetivos a médio e longo prazo, em caso de demandas ou projetos maiores.

Utilize técnicas de produtividade

Nem todas as pessoas aprendem da mesma maneira e, por isso, nem todas as divisões de tempo de estudo ou realização de uma tarefa serão eficientes do mesmo modo para todas as pessoas. 

Por isso, você deve testar diferentes possibilidades de organização e divisão de tempo para descobrir o que mais se adequa a você. São sugestões de técnicas: o método Pomodoro (trabalhar em blocos de tempo de 25 minutos seguidos de pausas de 5 minutos) ou a matriz de Eisenhower (onde deve haver a classificação de tarefas por importância e urgência).

Evite fazer ou lidar com muitas demandas ao mesmo tempo

Muitas pessoas creem que são multitarefas, no entanto, isso pode atrapalhar mais do que auxiliar na produtividade, pois ao final do período definido, todas as tarefas podem ter tido andamento, mas nenhuma delas pode ter sido realmente finalizada.

Além do mais, é mais fácil se frustrar e atrapalhar ao tentar suprir diversas demandas ao mesmo tempo.

Evite distrações

Alguns dos principais rivais da gestão do tempo e produtividade são as distrações. Ao deixá-las próximas a você ou ao tentar trabalhar em um local movimentado e de difícil concentração, você pode acabar se sabotando.

Por isso, evite muita informação em sua mesa, mantendo apenas o que precisa para sanar suas tarefas do momento, lembre-se de manter longe ou no silencioso o seu celular, além de fechar as abas que não está utilizando no computador.

Caso você goste de conversar com algum colega de trabalho, lembre-se de limitar a conversa no momento de produção para não afetar a sua eficiência e nem se atrapalhar durante a realização da mesma.

Utilize ferramentas de produtividade

Muitas pessoas ainda são fãs dos velhos e bons papéis e caneta, o que é ótimo e se funciona para você, não os abandone! Porém, atualmente já existem diversas ferramentas tecnológicas de produtividade que podem ser grandes aliadas na hora de gerenciar o seu tempo e aumentar a eficácia do seu trabalho.

Elas podem te ajudar a se organizar e até mesmo planejar e, além disso, podem ser de grande ajuda para as rotinas do seu trabalho. Conhecer essas ferramentas também pode ser um diferencial durante uma entrevista de emprego. Vão aqui algumas sugestões: Trello, Notion, Asana e Clickup.