O QUE É GESTÃO DOCUMENTAL?

Gestão documental é um conjunto de medidas para otimização e arquivamento dos documentos. Essas medidas visam a conservação dos arquivos contra agentes de deterioração. Um dos pontos a ser considerado é a data-limite de cada documento.

Avaliação dos arquivos e documentos

Já a avaliação dos documentos é o processo no qual, como o próprio nome já diz, analisamos os arquivos e estabelecemos a sua destinação conforme os valores atribuídos. A partir disso, deve-se verificar qual será a destinação do arquivo.

Valoração do documento

Um documento pode ter diferentes valorações para uma instituição, sendo elas:

• Valor administrativo: também chamado de primário ou funcional, indica o valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição, o valor pelo qual ele foi criado;

• Valor histórico: também chamado de valor secundário, se refere à possibilidade de uso daquele documento para fins alternativos.

Tipos de arquivamento

• Horizontal: documentos colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. Usado para mapas, plantas ou desenhos, além dos arquivos permanentes;

• Vertical: documentos dispostos uns atrás dos outros, de forma a permitir consulta rápida.

Métodos e operações de arquivamento

• Alfabético: o elemento principal é o nome;

• Numérico: o elemento principal é o número do documento (numérico simples) ou número associado à data (numérico cronológico);

• Geográfico: o elemento principal é o local, seja ele estado, país ou cidade;

• Ideográfico: o elemento principal é o assunto.

Tipos de documentos

Em uma organização, os funcionários certamente vão ter que lidar com documentos aos quais terão que dar alguma destinação, mas antes disso é preciso conhecê-los. Entre os documentos administrativos mais utilizados por uma empresa, podemos citar os seguintes: 

• Nota fiscal: documento de comprovação fiscal de uma transação comercial. Só pode ser emitido por uma pessoa jurídica;

• Duplicatas: documento originado na fatura que pode dar seguimento a dois vencimentos;

• Vale: documento com cessão de valores sem valor fiscal;

• Fatura: é um resumo da nota fiscal, citando seus principais dados;

• Recibo: documento que prova a quitação de uma transação comercial;

• Fiança: documento através do qual alguém assume o compromisso ou responsabilidade por outra pessoa.

Já os documentos oficiais, estes são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica e funcionam como uma comunicação oficial. São exemplos disso: 

• Memorando: comunicação entre setores de um mesmo órgão;

• Memorando-circular: comunicação interna entre unidades diferentes de uma mesma instituição;

• Ofício: modalidade de comunicação oficial que tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e também com particulares;

• Despacho: é a decisão ou ordem proferida por quem é de direito para dar continuidade às ações presentes no documento. 

A importância do protocolo para o recepcionista

O protocolo é a atividade de receber e despachar documentos, com controle do seu trânsito. Os documentos são registrados em formulários ou sistemas eletrônicos, onde se descrevem os dados de número, nome do remetente, data, assunto, espécie, etc. 

Os dados utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são dados referentes a esses documentos. Após o registro, estes são numerados conforme sua ordem de chegada. 

Um ponto a destacar é que, ao receber uma documentação, é necessário proceder com o registro em recibo, cujos dados variam de departamento para departamento. 

É indispensável colocar data, nome de quem recebeu o documento e o número do protocolo, assim como o assunto tratado. Depois há a distribuição ou movimentação do documento.  

Trata-se da entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto a expedição consiste na remessa externa desses documentos. Já a próxima etapa é a tramitação, que são as fases de um processo, seguindo seu fluxo natural.

Por fim, temos a expedição. Nela é feita a avaliação do documento, fase na qual é necessário recebê-lo e verificar a falta de dados e sua complementação.