PLANILHAS DE CÁLCULO

O Pacote Office do Windows oferece o Microsoft Excel, um aplicativo que ajuda a controlar gastos, recebimentos e fluxo de caixa sob a forma de Planilhas Eletrônicas. Suas funções permitem manipular cálculos, além de incluir de gráficos criados com base nos dados inseridos na planilha. Com o Excel, fica mais fácil fazer cálculos para orçamentos, previsões e planejamentos para investimentos futuros, tabelas, controle de gastos e caixa, entre outras operações nas quais seja necessário utilizar fórmulas.

Para abrir o programa, clique no botão Iniciar, acesse Todos os Programas, selecione Microsoft Office e, por fim, finalmente em Microsoft Excel. Feito isso, observe que, assim como no Word, há uma série de funções e comandos para trabalhar em uma planilha eletrônica. Vamos ver quais são?

• Barra de Menus: é o ponto pelo qual acessamos os comandos do Excel. Através dos botões contidos nesta barra podemos, por exemplo, salvar uma planilha. Para isso, basta clicar no menu Arquivo e nas opções que surgirem. Os comandos são similares ao que fizemos para salvar um arquivo no Word.  

• Barra de ferramentas: nesta barra, estão os botões que executam comandos determinados. O botão com o desenho de um disquete, por exemplo, equivale ao comando Salvar. Os botões da barra de ferramentas são como uma espécie de atalho rápido para aquilo que mais será utilizado na planilha.

As barras de ferramentas mais utilizadas no Excel as: Padrão, Formatação, Caixa de ferramentas de controle, dados externos, desenho, figura, formulários, gráfico, revisão, tabela dinâmica, visual basic, web, WordArt. A exibição usual mostra das barras Padrão e Formatação.

Na primeira, conseguimos acessar os principais comandos, como Salvar ou criar nova planilha, abrir alguma existente, etc. Já na barra Formatação, acessamos os comandos para formatar os dados da planilha, como Estilo, Tipo, tamanho e cor da fonte.  

• Referência da célula selecionada: esse comando indica o endereço ou localização da célula onde está situado o cursor.  

• Janela de pastas de trabalho: é a área quadriculada na qual construímos a planilha propriamente dita, ou seja, inserimos informações e fórmulas.

• Barra de status: nela, são emitidas mensagens sobre as operações executadas na planilha.  

• Barra de fórmulas: é o local na qual são exibidas as fórmulas utilizadas na célula atual. A propósito, para colocar o cursor na barra de fórmulas é só dar um clique nelaarra.

Linha, coluna e célula

Perceba que, quando abrimos o Microsoft Excel, uma janela com três planilhas (Plan 1, Plan 2 e Plan 3) já nos é, imediatamente, apresentada. Cada uma é formada por linhas e colunas dispostas de forma a permitir a inserção de informações nas grades formadas com o cruzamento desses dois elementos.O padrão é iniciarmos os trabalhos pela Plan 1 e ir usando as outras à medida em que precisamos inserir mais informações.

Mas, afinal, o que são linhas, colunas e células? Vejamos os conceitos de cada um a seguir:

• Linha: as linhas do Excel são identificadas com números de de 1 a 65.536, sempre indicados no canto esquerdo da tela.

• Coluna: as colunas, por sua vez, são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras até chegar a 256 colunas. É possível ajustar a largura da coluna de um a 256 caracteres.

• Célula: a célula corresponde a cada quadro de uma planilha, ou seja, é a unidade na qual são inseridos e armazenados os dados. A célula é formada pela interseção de cada linha e coluna da planilha. Dentro de cada célula, podemos inserir o  valor constante ou fórmula, conforme veremos adiante. O valor constante é um número ou texto, assim como um valor lógico ou de erro.

• Célula ativa:é a célula pronta para a digitação de dados. Sabemos que uma célula é ativa quando esta apresenta suas bordas em negro, o que indica que ela foi selecionada.

• Endereço da célula: corresponde à localização, a forma pela qual podemos indicar onde está uma célula. O endereço é formado pela letra (ou letras) da coluna seguido pelo número da linha, como a célula C7.

• Intervalo de células:é a região da planilha que selecionamos para trabalhar e modificar. Uma faixa é representada pelo endereço da primeira célula (canto superior esquerdo) dois pontos ( : ) e o endereço da última célula (canto inferior direito) . Por exemplo: A1:A6.

Digitando uma tabela

Para montarmos uma tabela no Excel, basta posicionarmos o cursor nas células que irão receber os dados e iniciar a digitação. Sempre que dermos ENTER enquanto digitamos, o cursor deslocará uma célula para baixo. Então, o melhor método de entrarmos na tabela é digitando as colunas.

Se for necessário nos deslocar para o lado, devemos usar as setas de navegação em vez de teclar ENTER. Assim que digitarmos todos os dados da tabela, podemos trabalhar com as fórmulas. Se o cálculo for o mesmo para todas as colunas, a fórmula deve ser digitada apenas na primeira. Assim, a fórmula será copiada para todas as outras colunas, o que facilita o nosso trabalho.

 

Movimentando o cursor

Algumas teclas presentes no teclado facilitam a movimentação do cursor na tela. Ao longo das operações, as mais usadas são:

• Setas de Navegação: movem o cursor para cima, para baixo, esquerda e direita.

• PgUp: move o cursor uma página para cima.

• PgDn: move o cursor uma página para baixo.

• Home: move o cursor para o início da linha.

• End: move o cursor para o final da linha.

• CTRL+Home: move o cursor para o canto superior esquerdo da planilha.

• CTRL+End: move o cursor para o canto inferior da planilha.

Formatos que o mouse pode assumir

Observe que, enquanto trabalhamos na planilha, o mouse pode assumir formatos diferentes. Veja o que significa cada um deles:

+ - : aparece quando movemos o ponteiro pelas células da planilha. Devemos usá-lo para selecionar células.

→ : aparece ao posicionarmos o ponteiro nas barras de ferramentas ou de menus e, ainda, sobre uma das extremidades de um bloco de células previamente selecionado. Esse ponteiro deve ser usado para selecionar comandos no Excel, mover ou copiar uma seleção de células com o recurso de arrastar e soltar.

+ - :  aparece quando posicionamos o ponteiro sobre o canto inferior direito da célula selecionada. Usado para criar uma série seqüencial de entradas, um bloco de células iguais ou copiar fórmulas.

I : aparece quando posicionamos o ponteiro da barra de fórmulas, num quadro de texto contido ou em um quadro de diálogo. Usado para selecionar texto ou reposicionar o ponto de inserção em uma entrada de texto.

? : aparece ao clicarmos na ferramenta de ajuda na barra de fórmulas padrão. Usado para obter informações auxiliares sobre um comando do Excel.

Copiando células

Como você pode perceber, o Excel nos permite uma série de funcionalidades, entre elas, a de copiar células. Essa ação é possível ao marcarmos a célula que será copiada e arrastarmos, com o MOUSE, a alça preenchimento. Mas, o que é essa alça? É o quadrinho situado logo no canto inferior da célula. Devemos arrastá-la até marcar toda a área e receber a cópia. Depois, soltamos o botão esquerdo do mouse e, com isso, o conteúdo da primeira célula será copiado para as demais.

É importante salientar que o ponteiro do mouse se transforma numa cruz (+) quando estiver sobre essa alça de preenchimento. Caso a primeira célula tenha um texto ou número, as outras receberão o mesmo conteúdo. Se for uma fórmula, ela será copiada, porém as coordenadas se adaptarão à nova célula e, com isso, alternará os resultados automaticamente.

Quando construímos uma tabela, montamos a primeira fórmula de cada coluna e, usando este comando, a copiamos para as demais linhas da planilha.

Fórmulas

Uma das funcionalidades mais práticas do Excel é permitir o cálculo de valores usando fórmulas. Logo abaixo, veremos quais são as principais fórmulas usadas no Excel. Independente de qual seja, para construir uma fórmula, basta selecionar a célula que receberá o resultado, então, deve-se iniciá-la sempre pelo sinal de igual (=).

Feito isso, deve-se usar os operadores aritméticos para montar a fórmula.

As fórmulas mais usadas do Excel são: